Assistante de direction - h/f

Description entreprise :
L'hôpital de Carcassonne, ouvert en 2014, dispose d'un large panel d'expertises pour desservir un bassin de population de 200 000 habitants. Il propose ainsi une offre de soins de Médecine-Chirurgie-Obstétrique (MCO) et d'un plateau technique d'excellence (réanimation, soins continus, coronarographie, imagerie, radiothérapie, médecine nucléaire, hémodialyse...), Il héberge également le SAMU et un centre de formation via le CESU.




Engagements des professionnels au Centre Hospitalier de Carcassonne (Annexe aux fiches de poste) :

1. Sécurité incendie

L'agent doit suivre obligatoirement le programme de formation à la lutte contre l'incendie et à l'évacuation en place dans l'établissement et être en capacité de :

→ connaître :

les règles de prévention face au risque d'incendie,
le matériel destiné à la défense incendie dans son service,

→ réaliser les actions réflexes en présence d'un départ de feu, à l'aide de la fiche réflexe qu'il conserve en permanence à proximité,

→ connaître dans son service, l'emplacement de :

la coupure d'urgence de l'électricité,
la coupure d'urgence des gaz médicaux,

→ réaliser le transfert horizontal des patients, des usagers et du personnel en cas d'incendie dans son service ou dans un service voisin.




2. Développement durable

Le Centre Hospitalier (CH) de Carcassonne est un établissement engagé en matière de développement durable et certifié ISO 14001 pour son site principal MCO.

Parce que la réussite de ces démarches repose sur les actions de chacun de nous, quel que soit notre métier ou quelle que soit notre fonction, il est demandé à tous les personnels d'accorder de l'importance à ces sujets et de participer à ces démarches vertueuses.

La lecture de la politique développement durable 2022-2027, accessible sur le site Internet du CH (rubrique « L'hôpital » puis « Développement Durable ») est un prérequis.

La déclinaison concrète de ces engagements se traduit via les actions quotidiennes suivantes :

→ préserver la ressource en eau et la biodiversité, ne pas polluer (attention aux produits chimiques) ;

→ participer aux efforts de sobriété énergétique liés au chauffage et au rafraîchissement des locaux ;

→ trier les déchets selon les règles en vigueur, afin d'optimiser la valorisation de ceux-ci ;

→ consommer le juste besoin ;

→ agir dans ses relations avec autrui selon des principes favorisant la qualité de vie au travail.

Concernant le volet environnemental, 3 sujets sensibles ont été mis en exergue :

- la présence de mégots de au sol, en dehors des cendriers

- le tri des déchets

- le recours à des modes de déplacements « vertueux » (vélo, covoiturage…)




N'hésitez pas à nous communiquer vos besoins et attentes en matière d'environnement et de développement durable via l'adresse suivante : developpement.durable@ch-carcassonne.fr







Description du poste :
Présentation du service d'affectation

Le Pôle Patrimoine et Logistique regroupe les services suivants :

Service Logistique Interne : gestion des flux logistiques internes.
Service Travaux : réalisation et suivi des travaux d'aménagement et de maintenance.
Service Sécurité : prévention et gestion des risques.
Services Techniques : maintenance et support technique.

Le Pôle Systèmes d'Information et Biomédical inclut :

Services Informatiques.
Gestion du Dossier Patient Informatisé (DPI).
Gestion des Equipements Biomédicaux.

Ces deux pôles collaborent pour assurer le bon fonctionnement des infrastructures, des systèmes, et des équipements au service de l'hôpital.




Description synthétique du poste

Le poste d'assistant(e) de Direction est un poste à temps plein partagé entre le Pôle Patrimoine et Logistique et le Pôle Systèmes d'Information et Biomédical. Ce positionnement stratégique permet d'assurer une continuité dans la coordination et le soutien administratif des activités des deux pôles.

L'assistant(e) de direction joue un rôle central dans :

La réception, le traitement et la circulation des informations, documents et communications pour les deux pôles.
La gestion administrative courante : traitement du courrier, gestion de l'agenda, organisation des rendez-vous, prise de notes en réunion, rédaction de courriers divers et gestion logistique (déplacements professionnels, réservation de salles).
Le suivi des instances et projets réglementaires, tels que :
La Formation Spécialisée en matière de Santé, de Sécurité et des Conditions de Travail (F3SCT).
Le Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels (DUERP).
Le Contrat Local d'Amélioration des Conditions de Travail (CLACT).
Le Plan de Sécurisation de l'Établissement (PSE).

Ce poste nécessite :

Une maîtrise des outils bureautiques et une capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, tout en s'adaptant aux interruptions fréquentes.
Une grande capacité d'organisation, alliée à une aptitude à travailler en équipe dans un environnement dynamique.
Une polyvalence administrative, incluant la gestion des plannings, le suivi des projets transversaux, et l'accompagnement des responsables dans l'utilisation des outils spécifiques (GTT, systèmes documentaires, etc.).

L'assistant(e) de direction contribue également à garantir la coordination et la fluidité des échanges entre les différentes parties prenantes des deux pôles et les autres services de l'établissement.

Fiche de poste non contractuelle pouvant évoluer en fonction des besoins du centre hospitalier.




Missions principales

I. Missions transversales

Coordination administrative
Centralisation des informations administratives et gestion des dossiers partagés pour les deux pôles.
Suivi des procédures de gestion documentaire (classement, archivage des documents papiers et numériques).
Collaboration avec les secrétariats pour garantir la continuité des services.
Accueil et communication
Accueil physique et téléphonique : gestion des demandes, transmission des appels, réorientation.
Diffusion des informations entre les services et interlocuteurs internes/externes.
Gestion du courrier et des courriels
Traitement des courriers entrants et sortants, y compris les parapheurs.
Rédaction et suivi des courriers divers.
Organisation des réunions et gestion de l'agenda
Planification des réunions, rendez-vous et déplacements professionnels.
Préparation des documents et gestion des outils nécessaires (visioconférence, supports).
Rédaction et suivi des comptes rendus et décisions prises.
Suivi des projets et des plannings
Coordination des projets transversaux : suivi des échéances, relances, et reporting.
Mise à jour et suivi des plannings des équipes, gestion des absences via GTT.
Gestion des réservations de véhicules
Validation des réservations de véhicules via agendas partagés.

II. Missions liées aux instances et projets réglementaires

Gestion de l'instance F3SCT (Formation Spécialisée en matière de Santé, de Sécurité et des Conditions de Travail)
Planification des réunions : organisation des dates, convocations, et réservation des salles.
Préparation des documents : ordres du jour, supports de présentation, et annexes.
Rédaction et diffusion des procès-verbaux, suivi des actions et mise à jour des tableaux de synthèse.
Contribution à l'élaboration du bilan annuel Hygiène, Sécurité, et Conditions de Travail.
Suivi des évolutions du règlement intérieur, actualisation des membres, et gestion des annexes.
Gestion et mise à jour du dossier partagé des instances.
Gestion des sous-commissions
DUERP (Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels) :
Programmation et suivi des visites de service.
Organisation des validations d'autoévaluation par le COPIL DUERP.
Mise à jour annuelle des documents selon le processus validé avec les représentants du personnel.
CLACT (Contrat Local d'Amélioration des Conditions de Travail) :
Organisation des réunions et suivi des actions décidées.
PSE (Plan de Sécurisation de l'Établissement) :
Coordination des activités, programmation des réunions, et suivi des décisions.
Gestion des dossiers de financement (CLACT et FMESPP)
Constitution des dossiers en lien avec les cadres (santé, administratif, technique).
Recensement des besoins en matériel médical et non médical.
Suivi des relances, synthèses, et assemblage des présentations nécessaires.
Coordination pour le montage des dossiers CLACT avec l'ARS :
Envoi des documents, gestion des compléments, et relations avec l'ARS.




Liaisons fonctionnelles

Directions et services des pôles Patrimoine, Logistique, et Systèmes d'Information et Biomédical.
Secrétariats généraux et autres directions fonctionnelles de l'hôpital.




Liens hiérarchiques

Directeur du Pôle Patrimoine et Logistique.
Directrice des Systèmes d'Information et Biomédical.


Conditions d'exercice

Rythme de travail : 7H40 par jour du lundi au vendredi (environ 9h-16h40) modifiable selon nécessité de service.

Exigences physiques : pas de port de charge spécifique

Environnement de travail : bureau partagé, accueil ouvert aux fournisseurs et aux professionnels induisant des ruptures de tâches.




Autres renseignements :

Bureau à fort passage

Profil recherché :
Pré-requis obligatoires

Formation : Bac +2 minimum en assistanat de direction, gestion administrative, ou expérience équivalente.
Expérience : une expérience en assistanat, démontrant une maîtrise des outils bureautiques et des compétences administratives essentielles.
Compétences techniques :
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
Capacité à organiser et suivre des instances (réunions, comptes rendus, suivi des actions).
Gestion de plannings et des absences dans un outil tel que GTT.
Aptitudes relationnelles et personnelles :
Excellente communication écrite et orale.
Capacité à travailler en équipe et à interagir avec des interlocuteurs variés.
Organisation rigoureuse et respect de la confidentialité des informations.

Pré-requis souhaités

Expérience spécifique : expérience dans un environnement hospitalier, technique, informatique ou biomédical.
Connaissances spécifiques :
Connaissance des instances réglementaires (F3SCT, DUERP, CLACT) ou des projets transversaux techniques et logistiques.
Familiarité avec les processus de gestion documentaire et d'archivage.
Compétences supplémentaires :

Préparation de supports de présentation (PowerPoint, rapports).