Notre entreprise partenaire, spécialisée dans le secteur de la formation, recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour assurer la gestion administrative et le suivi des actions de formation. Ce poste est crucial pour assurer un service de qualité et relayer les bonnes informations aux services concernés.
Missions principales :
Gestion administrative des actions de formation :
1. Réceptionner et traiter les fiches d’inscription
2. Créer ou compléter les sessions de formation sur les logiciels dédiés
3. Préparer et transmettre au client les documents relatifs à la formation et sa prise en charge
4. Déposer les demandes de prise en charge sur les plateformes financeurs et suivre les étapes de validation
5. Éditer et transmettre aux stagiaires les convocations et les informations réglementaires
6. Accompagner les stagiaires et formateurs dans la prise en main des outils
7. Réceptionner et traiter les informations relatives aux stagiaires
8. Transmettre les supports pédagogiques et les documents de présence et de facturation
Missions transversales :
9. Vérifier l’ensemble des factures annuellement
10. Réceptionner et traiter les mails entrants
11. Mettre à jour les tableaux, outils et documents de suivi administratif et financier
12. Traiter, classer et archiver les éléments papiers
13. Créer et mettre en place des fiches procédures
Profil recherché :
Compétences techniques :
14. Traitement des procédures administratives et commerciales
15. Connaissance du secteur de la formation et des procédures de prise en charge financière
16. Utilisation d’outils de gestion bureautiques et numériques
17. Capacité à analyser des tableaux de bord et suivre l'activité
Compétences comportementales :
18. Capacité à gérer des périodes de forte intensité de travail
19. Discrétion et confidentialité
20. Respect des règles de fonctionnement
21. Force de proposition et rigueur
22. Compétences analytiques et sens de l'organisation
23. Capacités relationnelles et de communication
Formation et expérience :
BTS Assistanat administratif
Idéalement, une expérience préalable dans un centre de formation
Autres prérequis : 5 ans d'expérience
Perspectives d'évolution :
24. Responsable administratif
25. Autres postes : commercial
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