Assistant administratif chargé de l'accueil et du suivi administratif et financier

MISSIONS DU POSTE :
MISSIONS PRINCIPALES
1. Renseigner, conseiller, accompagner les ménages dans leurs projets d’amélioration de l’habitat
- Assurer le rôle d’accueil du PRéAU auprès des partenaires et des usagers, et prendre des initiatives en ce sens (affichage, répondeur, agenda partenaires, ...)
- Renseignements de premier niveau : analyser et qualifier la demande, informations sur les aides et les parcours :
o Accueil téléphonique
o Permanence physique (sur site ou délocalisée)
- Orientation vers le parcours ou organismes adaptés : ADIL, ANAH, opérateurs, communes,...
- Gestion de la boite mails du PRéAU
- Transfert des demandes plus techniques vers les conseillers/techniciens
- Assister, le cas échéant, le public à l’utilisation des plateformes numériques de dépôt
- Prendre les RDV pour les conseillers/techniciens
- Assurer les relances des dossiers des différents dispositifs engagés par le PRéAU
2. Suivi administratif et exécution financière des dossiers
- Suivi administratif des dossiers dans le cadre des différents dispositifs :
o Mise à jour des outils de suivi (bases de données usagers)
o Préparation et envoi des correspondances aux usagers (mails et courriers)
o Relances auprès des usagers
o Elaboration administrative des dossiers (suivi de la collecte des pièces, dépôt, demande de paiement…)
o Assure le suivi financier des dossiers
- Suivi financier et juridique des dossiers dans le cadre des différents dispositifs :
o Gestion des engagements et des paiements dans le logiciel de comptabilité de Carcassonne Agglo
- Suivi administratifs des instances de la collectivité :
o Préparation des rapports présentés en bureau Communautaire.
o Préparation et envoi des courriers (notifications, demandes de paiement complémentaires…)
- Coordination avec l’équipe technique :
o Suivi de la complétude des dossiers
o Aide administrative et logistique sur le volet animation de l’activité du PRéAU
o Proposition de procédures administratives pour optimiser la fluidité de la gestion des dossiers
- Autres missions :
o Rédaction de courriers, comptes rendus et notes diverses
o Participation à la réalisation de bilans et évaluations intermédiaires (suivi mensuel, bilan PREAU….)
o Réalisation de divers travaux bureautique (mise en œuvre de tableaux de bord de suivi, classement, archivage)

MISSIONS SECONDAIRES
1. Participer à l’organisation et à la logistique des animations, événements et à la communication du guichet (inscription, réservation de salle, traiteur, envoie invitation, relance des participants…)
2. Animer des stands d’information