Agent administratif (h/f)

- Gestion de l'état civil, recensement militaire
- Gestion des élections
- Gestion des demandes d'urbanisme
- Réalisation de travaux divers de bureautique
- Gestion courante
- Gestion des demandes de subventions
- Accueil et renseignement public
- Gestion des archives
- Gestion des finances en cas de remplacement

Gestion état civil :
-Enregistrer et rédiger les actes d'état civil: mariage, décès, naissances, reconnaissance, mise à jour, copie d'actes, ...
-Tenue des registres d'état civil et suivi des déclarations d'actes et attestation d'accueil
- Rescensement militaire et délivrance des attestations

Gestion des élections :
- Gérer les demandes d'inscription et de radiation sur la liste électorale
-Préparer et participer aux réunions de la commission de révision des listes électorales
-Organiser matériellement et administrativement les bureaux de vote
-Enregistrer les procurations
-Respecter les procédures liées aux scrutins (dépouillement)
-Assister au dépouillement, transmission des résultats à préfecture
-Gestion du recensement de la population
-Gestion des demandes d'urbanisme :
-Renseignements de premier niveau, aide à la consultation des dossiers d'autorisation d'urbanisme, délivrance d'imprimés de demande
-Enregistrement des dossiers, délivrance du récépissé de dépôt, mise en forme du dossier et tamponnage des pièces
-Saisie, envoi et classement des demandes de pièces complémentaires, des modifications de délais d'instruction, de demandes d'avis aux services et des réponses fournies
-Affichage des avis de dépôt et des décisions
-Tenue du registre des affichages
-Suivi des déclarations d'ouverture de chantier et d'achèvement des travaux, envoi des certificats et attestations
-Archivage des dossiers
-Recherche aux archives, envoi des copies à tout demandeur
- Connaissances en urbanisme
- Enregistrement et transmisson des autorisations d'urbanisme au service instructeur (certificat d'urbanisme, déclaration préalable, permis de construire)

Réalisation de travaux divers de bureautique :
- Correspondance administrative : courriers, mails
- Rédaction et mise en forme de docuements concerant le SIVOM enfance et jeunesse en lien avec l'élu référent
- secrétariat de la commission culture (préparation des différentes manifestations, réalisation d'affiches avec l'élu référent)

Gestion courante :
-Gestion des clés : tenue d'un registre en liaison avec l'accueil
-Mise à jour du site officiel internet (en liaison avec les élus)
- Distribution de courriers chez les administrés
-Gestion des objets trouvés
-Gestion des équipements municipaux : locations des salles et prêt du matériel, en liaison avec les élus référents
-Gestion dossiers CCAS: département, Maison des handicapés, banque alimentaire en lien avec les élus référents
-Gestion de l'eau et l'assainissement: suivi des changements d'abonnés, relevé de compteurs d'eau en lien avec les agents techniques
-Suivi gestion bibliothèque en liaison avec l'élu référent
-Gestion des relations avec les associations
- Demande de prêt de matériel auprès d'autres collectivités avec les élus référents

Gestion des demandes de subventions :
- En lien avec les élus et la secrétaire, Montage des dossiers de demande de subventions auprès des différents partenaires (Etat, Département, Région, Agence de l'eau, ...)

Accueil et renseignement public :
- Gestion du standard : réception des appels, prises de messages, orientation du public et des appels vers les différents services, référents, primo renseignements
- Accueil physique des usagers, traitement de docuements (inscription transports scolaires, crèche, commande des bacs ordures ménageres, renseigements cadastraux, photocopies, ...)
- Réception du courrier et transmission aux services (secrétariat principal, associations)
- Envoi du courrier
- Diffusion de l'information en géréral
- Gestion du stock administratif
- Archivage et classement des dossiers administratifs

Gestion des finances en cas de remplacement :
-Maîtriser les règles de la comptabilité publique (M57-M49)
- Saisie des titres et des mandats

SAVOIRS :
- connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;
- connaître les règles d'état civil, d'urbanisme et de finances publiques ;
- maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Publisher, etc)

SAVOIR FAIRE :
- respecter les délais réglementaires ;
- savoir gérer la polyvalence et les priorités ;
- vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;
- élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population ;

SAVOIR ETRE :
- savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension ;
- avoir le sens du service public (déontologie et discrétion) ;
- bénéficier d'excellentes qualités relationnelles.