Un-e assistant.e de direction/ appui cevu (h/f)

'Université Paul-Valéry Montpellier 3 (UPVM3) est une université des Humanités : Lettres, Langues, Arts, Sciences Humaines et Sociales. Plus de 22 000 étudiants sont inscrits de la licence au doctorat et 240 diplômes en lien avec les besoins socio-économiques y sont préparés.

La Direction des Études et de la Scolarité (DES), composée de 30 agents, est sous la double responsabilité de la Directrice Générale des Services et du Vice-Président du CEVU. La Direction des Études et de la Scolarité est composée de deux pôles et d'un service d'accueil des étudiants en situation de handicap chargés de la mise en œuvre et du bon fonctionnement des formations proposées par l'université à ses quelque 23 000 étudiants. Elle travaille en interface avec les services ministériels pour la gestion des procédures d'accréditation, et avec les composantes pour la mise en œuvre de l'offre de formation et le suivi Individuel des étudiants. Au sein de la Direction, les services assurent les missions transversales et de logistique commune à l'ensemble des filières, depuis l'inscription des étudiants jusqu'à la délivrance des diplômes.
Missions

Mission :

Assister le directeur et la directrice adjointe de la DES et apporter l'aide nécessaire au vice-président du CEVU dans la gestion et l'organisation du conseil des études et de la vie universitaire et des commissions afférentes.

Mission 1 : Assister le directeur des études et la directrice adjointe

Activités

- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports, etc.), les reproduire et les diffuser.

- Traiter et diffuser des informations internes et externes

- Organiser les réunions et leurs aspects logistiques, rédiger les relevés de décisions

- Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière

- Participer à la gestion administrative, financière et des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées

- Classer, pré-archiver les documents

- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administrative

Mission 2 : Assurer l'appui au vice-président du CEVU dans la préparation des conseils et assurer la gestion du CEVU
Activités

- Contribuer à l'élaboration des documents soumis au vote des conseils : dossier-type de demande d'accréditation, règlement des études, calendrier universitaire, chartes liées à la scolarité, collecte des MCC, collecte des modalités de candidature

- Gérer l'organisation matérielle et logistique des CEVU

- Assurer l'envoi des ordres du jour et des convocations

- Vérifier la régularité des conseils (quorum, vote, etc.)

- Participer au conseil, prendre des notes, rédiger les relevés de décision, les délibérations ,et les diffuser.

- Assurer le lien avec le secrétariat de la présidence et la Direction des Affaires Juridiques et Institutionnelles.

- Suivre les décisions en lien avec les services de l'université

Mission 3 : Assurer le suivi de l'application OS-ticket pour la gestion des réclamations /recours en lien avec le Vice-président du CEVU

Activités

- Vérifier la régularité des demandes de réclamations/recours

- Consulter les composantes et assurer le suivi des réponses aux étudiants lorsque c'est nécessaire.

- Préparer les réponses en lien avec le VP CEVU et le directeur de la DES

- Informer les étudiants des décisions et assurer le suivi de la décision avec les services gestionnaires.

Mission 4 : Assurer la gestion et le suivi des commissions (commission pédagogique du CEVU, exonération des droits d'inscription, commission engagement étudiant, Césure, etc.)

Activités

- Enregistrer les demandes dans les tableaux de bord pour les commissions

- Convoquer les commissions et préparer les documents utiles à la prise de décision

- Participer aux réunions et aux commissions, enregistrer les décisions

- Préparer les courriers réponses

Experience: 12 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.