Assistante de direction

Apporter une aide permanente au Directeur, en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.

Participer à l'organisation pratique de la Direction.

Organisation permanente de la vie professionnelle du Directeur

Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du Directeur

Rappeler des informations importantes et transmettre des messages

Organiser les déplacements du Directeur (ordres de mission, gestion frais de déplacements...)

Assistance administrative du Directeur

Apporter un appui administratif, au quotidien, au Directeur

Rechercher des informations

Appeler des correspondants,

Rédiger et transmettre des courriers

Préparer des éléments et dossiers nécessaires

Accueil physique et téléphonique de la direction

Renseigner les interlocuteurs et si nécessaire, relayer vers l'interlocuteur compétent

Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques

Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre

Organisation et planification des réunions

Organiser des réunions et préparer les dossiers avant réunion

Rédiger les ordres du jour

Respecter les délais de transmission des documents avant les réunions

Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus de réunions

Réalisation et mise en forme des travaux de bureautique

Prendre des notes et mettre en forme tout type de courrier

Réaliser la saisie de documents de forme et de contenu divers

Organiser le classement et l'archivage des dossiers

Réception, traitement et diffusion d'information

Communiquer des informations à l'ensemble des services en transversalité,

Participation au fonctionnement global de la direction

Assurer la gestion du courrier

Assister administrativement les chefs de services et agents de la direction dans leurs missions quotidiennes (gestion des congés)

Activités spécifiques

Gestion comptable

Elaborer les engagements de dépenses et de recettes dans le logiciel ASTRE après validation du directeur

Liquider les dépenses et les recettes après certification des agents de la direction

Suivre le paiement des factures (respect des délais, complétude des pièces à adresser au service Comptabilité, etc.)

Activité budgétaire

Saisir le budget dans le logiciel ASTRE sur propositions du directeur

Savoirs

Maîtrise des logiciels bureautiques et comptables

Principes rédactionnels de la note de synthèse, du compte-rendu

Règles de syntaxe, d'orthographe et de grammaire

Techniques de secrétariat et de comptabilité

Techniques et outils de communication

Techniques de recherche documentaire

Techniques de classement et d'archivage

Maîtrise des circuits et procédures administratives et financières des collectivités territoriales

Notions d'organisation et de gestion du temps de travail

Règles de l'expression écrite et orale de qualité

Techniques de médiation

Savoir faire

Gérer un standard téléphonique - rédiger des documents, procédures et actes administratifs et comptables
- classer - archiver - sens de l'organisation et de la méthode - s'exprimer correctement oralement et par écrit - faire preuve d'esprit d'équipe - assurer un reporting auprès de sa hiérarchie -

Etablir une relation de confiance avec le cadre assisté

Savoir être

Organisé - méthodique - autonome - polyvalent - à l'écoute - réactif - efficace - rigoureux - qualités relationnelles - discret - garant de l'image de la personne assistée