Venez rejoindre l'IMT Mines Alès, grande école de prestige qui se classe parmi les meilleures écoles d'ingénieurs sur le plan national et mondial et implantée à Alès, ville à taille humaine, capitale des Cévennes où la qualité de vie est fortement appréciée par ses habitants.
Créée en 1843, IMT Mines Alès compte à ce jour 1400 élèves (dont 250 étrangers) et 380 personnels. Vous intégrez la Division de l'immobilier et de la logistique de l'IMT Mines Alès qui a pour mission principale d'assurer l'adaptation, la maintenance et l'exploitation du patrimoine immobilier et mobilier ainsi que des ressources logistiques internes de l'établissement. La raison d'être est d'offrir des locaux, des espaces et des ressources matérielles adaptés et opérationnels dans le respect du fonctionnement de l'établissement et des règles et consignes sécuritaires, environnementales et de confort.
Vos missions :
Assistance administrative et organisationnelle
- Gérer l'agenda du responsable de la division et organiser les réunions, déplacements et événements.
- Assurer le suivi des courriers, mails et documents administratifs.
- Rédiger, mettre en forme et diffuser des comptes-rendus, notes, cahiers des charges et présentations.
- Elaborer les notes de visites, autorisations de travail et d'accès
Gestion des dossiers et coordination
- Suivre et organiser les dossiers liés aux projets immobiliers et logistiques.
- Assurer la liaison entre les différents services et interlocuteurs internes et externes.
- Veiller au respect des délais et à la bonne circulation des informations.
Support budgétaire et contractuel
- Participer à la préparation et au suivi budgétaire de la division.
- Contribuer à la gestion des contrats et commandes avec les prestataires externes. Dans ce domaine la division porte une dizaine de marchés publics et une vingtaine de contrats de maintenance.
- Assurer le suivi des services faits, factures et des paiements en lien avec le service financier. Dans ce domaine, la division établit annuellement plus de 800 commandes pour un budget de plus de 1.6 M€
- Suivi administratif des contrats, marchés, prestations et contribution à leur suivi financier
- Elaboration des dossiers de demandes de financement, recueil au fil de l'eau des informations nécessaires à leur élaboration,
Gestion documentaire et veille
- Classer et archiver les documents administratifs et techniques.
- Contribuer à la veille réglementaire et documentaire en lien avec les missions de la division.
- Participer à la mise à jour les bases de données et outils de gestion documentaire.
Vous trouvez plus d'information sur le descriptif du poste ici : https://partage.imt.fr/index.php/s/K67dBKHZ2BfZsLz
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