Assistant administratif chargé de l'accueil et du suivi administratif et financier

OBJECTIF GENERAL DU POSTE :

Sous l’autorité de la cheffe de service et de son adjoint, le (la) chargé(e) d’orientation, assistant(te) administratif et financier du PRéAU assure l’accueil et l’information de premier niveau des usagers mais aussi le suivi administratif et l’exécution financière des dispositifs engagés dans le cadre du PRéAU.

AUTONOMIE ET RESPONSABILITES :

 Activités définies et suivies par le supérieur hiérarchique ;

 Force de proposition auprès de sa hiérarchie ;

INTERETS :

 Approche transversale et pluridisciplinaire ;

CONTRAINTES :

 Respect des échéances liées au planning fixé par la collectivité

MISSIONS DU POSTE :

MISSIONS PRINCIPALES

1. Renseigner, conseiller, accompagner les ménages dans leurs projets d’amélioration de l’habitat
- Assurer le rôle d’accueil du PRéAU auprès des partenaires et des usagers, et prendre des initiatives en ce sens (affichage, répondeur, agenda partenaires, ...)
- Renseignements de premier niveau : analyser et qualifier la demande, informations sur les aides et les parcours :

o Accueil téléphonique

o Permanence physique (sur site ou délocalisée)
- Orientation vers le parcours ou organismes adaptés : ADIL, ANAH, opérateurs, communes,...
- Gestion de la boite mails du PRéAU
- Transfert des demandes plus techniques vers les conseillers/techniciens
- Assister, le cas échéant, le public à l’utilisation des plateformes numériques de dépôt
- Prendre les RDV pour les conseillers/techniciens
- Assurer les relances des dossiers des différents dispositifs engagés par le PRéAU

2. Suivi administratif et exécution financière des dossiers
- Suivi administratif des dossiers dans le cadre des différents dispositifs :

o Mise à jour des outils de suivi (bases de données usagers)

o Préparation et envoi des correspondances aux usagers (mails et courriers)

o Relances auprès des usagers

o Elaboration administrative des dossiers (suivi de la collecte des pièces, dépôt, demande de paiement…)

o Assure le suivi financier des dossiers
- Suivi financier et juridique des dossiers dans le cadre des différents dispositifs :

o Gestion des engagements et des paiements dans le logiciel de comptabilité de Carcassonne Agglo
- Suivi administratifs des instances de la collectivité :

o Préparation des rapports présentés en bureau Communautaire.

o Préparation et envoi des courriers (notifications, demandes de paiement complémentaires…)
- Coordination avec l’équipe technique :

o Suivi de la complétude des dossiers

o Aide administrative et logistique sur le volet animation de l’activité du PRéAU

o Proposition de procédures administratives pour optimiser la fluidité de la gestion des dossiers
- Autres missions :

o Rédaction de courriers, comptes rendus et notes diverses

o Participation à la réalisation de bilans et évaluations intermédiaires (suivi mensuel, bilan PREAU….)

o Réalisation de divers travaux bureautique (mise en œuvre de tableaux de bord de suivi, classement, archivage)

MISSIONS SECONDAIRES

1. Participer à l’organisation et à la logistique des animations, événements et à la communication du guichet (inscription, réservation de salle, traiteur, envoie invitation, relance des participants…)

2. Animer des stands d’information

COMPETENCES REQUISES

1- Qualifications requises :
- expérience dans ce secteur (réceptionniste, standardiste, conseiller clientèle)
- Permis de conduire souhaité

2- - Compétences professionnelles :
- Bonne maitrise de l’orthographe et de la langue française
- Bonne maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Indesign) et des outils numériques collaboratifs
- Maitriser l’outil publipostage
- Maitrise des normes rédactionnelles courriels et courriers
- Archiver et indexer des dossiers et documents de référence

3- - Qualités personnelles :

 Autonomie et prise d’initiatives

 Capacité de travail en équipe et en partenariat indispensable

 Capacités rédactionnelles,

 Capacités relationnelles : techniques d'écoute active et de reformulation, appétence pour le contact public,

 Connaissances générales des dispositifs d’amélioration de l’habitat et des aides associées