Adjoint(e) administratif(ve) du directeur des opérations et directrice popcorn

Adjoint(e) administratif(ve) du Directeur des Opérations et Directrice POPCORN, Montréal

Montréal, France

Mission

Le Centre de recherche Azrieli du CHU Sainte-Justine est à un stade de maturité, qui lui a permis, grâce à la recherche d’excellence qui s’y réalise à travers la programmation scientifique de haut niveau dans ses créneaux mère-enfant, de recevoir au cours de la dernière année, des dons majeurs qui seront transformationnels et ouvriront d’innombrables perspectives pour la recherche en santé des enfants. Le Centre de recherche Azrieli du CHU Sainte-Justine réunit une équipe de plus de 1200 personnes, soit plus de 295 chercheuses et chercheurs, dont plus de 160 en recherche clinique et plus de 580 étudiantes et étudiants aux cycles supérieurs et stagiaires de recherche postdoctorale œuvrant dans des domaines d’expertise multiples. Travaillant étroitement avec les équipes de soins du CHU Sainte-Justine, cette communauté se dévoue à la recherche fondamentale, clinique et translationnelle au sein de six axes de recherche.

Tes défis

Sous l’autorité et la supervision directe du Directeur des Opérations et de la Directrice du réseau, le titulaire du poste s’intégrera au sein de l’équipe de gestion du réseau POPCORN CHUSJ et travaillera en collaboration avec l’équipe de (rk). L’adjoint(e) sera responsable de fournir le support de secrétariat ainsi qu’une assistance administrative de haut niveau afin de faciliter le travail de son supérieur immédiat dans l’exécution de ses tâches et la gestion des priorités, et ce, pour l’ensemble des dossiers dont il assume la responsabilité. De façon plus spécifique, il sera responsable de:

1. Gérer efficacement l’agenda et l’organisation des diverses rencontres, incluant la gestion des conflits d’horaire et la réorganisation rapide de l’agenda afin de maintenir un emploi du temps optimal de son supérieur immédiat.
2. Faciliter le travail de gestion de l’emploi du temps de son supérieur en assurant un suivi efficace des dossiers à mener et des livrables à exécuter avec les membres de l’équipe de gestion de POPCORN, en respect des dates butoirs.
3. Rédiger des textes et documents de nature simple à complexe. Préparer des ébauches à partir des grandes lignes reçues de son supérieur. Relire et corriger les documents préparés par son supérieur ou par certains autres membres de l’équipe de gestion de POPCORN.
4. Coordonner les activités, incluant la préparation des rencontres et de leur convocation, ordre du jour, procès-verbal. Monter des présentations PowerPoint pour les rencontres de son supérieur.
5. Assurer le maintien des dossiers confidentiels, incluant le classement et la gestion documentaire associée en respect des normes en vigueur au CHUSJ.
6. Effectuer le suivi nécessaire pour les divers dossiers traités par la Directrice du réseau et le directeur des Opérations.
7. Travailler en arrimage avec l’équipe du bureau des ententes de recherche de la DR pour assurer un avancement en temps opportun des ententes contractuelles.
8. Préparer et consolider les éléments de contextualisation et la documentation nécessaires pour le suivi des projets via un tableau de bord pour son supérieur.
9. Participer à la coordination des divers rapports et plans de développement à produire pour les partenaires internes et externes.
10. Effectuer toutes autres tâches en lien avec les fonctions et les compétences requises.

Profil

Tes acquis

1. Diplôme d’études collégiales en bureautique ou formation connexe;
2. Minimum de 5 années d’expérience dans un poste similaire;
3. Excellent niveau en français et en anglais oral et écrit, bilinguisme essentiel;
4. Très bonne connaissance du logiciel PowerPoint;
5. Maîtrise avancée et à jour de la suite Microsoft Office;
6. Connaissance de base en Excel et Visio un atout.

Tes talents

1. Excellente gestion des priorités, rapidité d’exécution, sens de l’organisation;
2. Faire preuve de rigueur, minutie, professionnalisme et discrétion;
3. Savoir faire preuve d’un excellent jugement;
4. Avoir un sens aigu des responsabilités;
5. Excellent service à la clientèle;
6. Démontrer une autonomie et un esprit d’initiative;
7. Capacité de travailler efficacement sous pression et de gérer le stress;
8. Polyvalence;
9. Esprit d’équipe et proactivité.

Conditions d’emploi

Il s’agit d’un poste contractuel d’une durée de 4 ans, à temps complet et non syndiqué, avec une période de probation de 6 mois. La rémunération varie entre 47885.59 $/an et 79425.79 $/an selon l’échelle en vigueur au CHU Sainte-Justine en fonction de l’expérience pertinente reconnue. Les autres conditions sont établies en fonction des normes en vigueur dans l’établissement.

Date d’entrée en fonction: Immédiatement

L'affichage prend fin le 25 juin 2024.

Autres avantages

1. Une conciliation travail et vie personnelle :
2. Plan de vacances avantageux
3. 20 jours de vacances par année, 25 jours de vacances dès la fin de la période de probation
4. 13 jours fériés
5. 9,6 jours de maladie par année
6. Congé de maternité, de paternité et d’adoption
1. Des avantages collectifs concurrentiels :
2. Régime de retraite à prestations déterminées (RREGOP)
3. Assurances collectives pour vous et votre famille
4. Programme d’aide aux employés et à leur famille
1. Des établissements facilement accessibles :
2. Station de métro Université-de-Montréal, lignes d’autobus et grands axes routiers à proximité
3. Abri à vélos sécurisé et stations BIXI à proximité
4. Située dans le quartier Côte-des-Neiges
1. Des services sur place pour vous simplifier la vie :
2. Centre de la petite enfance Sainte-Justine
3. Nettoyeur et service de couture
4. Activités sportives
5. Service alimentaire qui encourage l’agriculture biologique et locale
6. Livraison de paniers de légumes biologiques

Remarques
Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d’alléger le texte. Le CHU Sainte-Justine souscrit au principe d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les membres des minorités visibles et des minorités ethniques, les personnes handicapées et les Autochtones à poser leur candidature. Nous vous serions gré de nous faire part de tout handicap qui nécessiterait un aménagement technique et physique adapté à votre situation lors du processus de sélection. Soyez assuré que nous traiterons cette information avec confidentialité.

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