25/26 assistant·e d’agence routière f/h (grade: adjoint administratif / catégorie c / filière administrative)

25/26 Assistant·e d’Agence Routière F/H (grade : Adjoint administratif / catégorie C / filière administrative) au sein du Pôle Territoires et Mobilités / Direction Infrastructures et Déplacements / Direction Adjointe de l’Action Territoriale / Service Routier Départemental Agly, Têt, Tech / Agence Routière d’Ille-sur-Têt

Sous l’autorité du Responsable d’Agence et de son Adjoint, l’Assistant·e de l’Agence Routière assure les missions suivantes :

• Secrétariat de l'agence : gestion et frappe du courrier (enregistrement courrier arrivée/départ, chronopost, classement et archivage), frappe du courrier et de tableaux divers (courrier général, contentieux, bordereaux d’accidents, main courante) avec suivi KOLOK ;

• Accueil physique et téléphonique des personnes internes ou externes avec prise, suivi et transmission de messages ;

• Organisation de réunions et rédaction de leurs comptes-rendus ;

• Gestion du logiciel Chronotime : temps de travail, congés, maladies, accidents de travail, formation professionnelle ;

• Gestion du logiciel Notilus : saisie et suivi des déplacements, ordres de mission et notes de frais ;

• Saisie des indemnités mensuelles : astreintes, heures supplémentaires à payer/récupérer, tableaux de suivi ;

• Suivi des CACES, habilitations et permis des agents, informations à diffuser aux intéressés

• Classement et archivage des données en provenance de l'exploitation, établissement et suivi des dossiers agents, création et exploitation de documents type/supports pour les procédures récurrentes (CET, demande de temps partiel, changement d’adresse,…);

• Correspondante Ressources Humaines, formations, logiciel GTT ;

• Référente titres restaurations (récupération et distribution) ;

• Référente COS.

Situation fonctionnelle et positionnement hiérarchique :

• Agent fonctionnellement et hiérarchiquement positionné sous l’autorité du Responsable de l’Agence.

Conditions d’exercice :

• Poste basé à l’Agence Routière d’Ille-sur-Têt ;

• Horaires variables.

Relations fonctionnelles :

• Travail en lien avec l’ensemble des agents de l’Agence.

• Sens du service public, du travail en équipe ;

• Rigueur et méthode dans l’organisation et le classement ;

• Discrétion, esprit d’équipe et entraide ;

• Maîtrise de la bureautique ;

• Utilisation des logiciels GTT, Chronotime, Notilus, Kolok ;

• Utilisation des logiciels Texte et Tableur en fonction ;

• Bon relationnel, sens du contact avec les usagers, services et entreprises .