Assistant.e de direction h/f

Activités principales:

· Gérer l’agenda du Directeur, organiser ses rendez-vous et contrôler les échéances

· Préparer et organiser les réunions (convocations, comptes rendus, supports)

· Diffuser la communication du Directeur (courriers, emails, notes de service)

· Suivre les dossiers en cours et assurer leur bonne circulation

· Organiser les déplacements professionnels (réservations, logistique) du Directeur

· Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure

en appliquant les procédures dédiées

· Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière

· Assurer l'accueil téléphonique de la direction

· Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion

· Participer à la gestion de l’évènementiel et au soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques …)

· Suivre les notes de frais et les budgets liés aux déplacements du directeur

· Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion

· Produire et collecter les données financières prévues par les contrats (pièces justificatives, factures)

· Suivre et contrôler les opérations financières

· Participer à l’organisation et le suivi des concours

· Contribuer aux éléctions professionnelles (CSA, CA et CCP)

· Assurer le secrétariat administratif des instances de dialogie Social (CA, CSA, CCP);

· Rediger des notes de services

· Répondre aux demandes d'informations des interlocuteurs internes et externes

· Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans