Le GCS « Achats en santé d’Occitanie » est une structure de mission, d'impulsion et de coordination, de support et d'appui à l'activité de ses membres dans les domaines relevant des achats en santé. Il a pour objet d’agir pour les établissements sanitaires et médico-sociaux qui le composent, afin d’organiser les achats, les approvisionnements et les coopérations à caractère logistique dans une démarche coordonnée et concertée, dans le respect des règles de la commande publique.
MISSIONS PRINCIPALES
L’assistant(e) de direction sera directement rattaché(e) à la Direction et participera activement à la coordination et au bon fonctionnement des activités du GCS.
1. Gestion administrative et organisationnelle
• Rédaction, mise en forme et diffusion des courriers, comptes rendus, rapports et présentations.
• Gestion de l’agenda : prise de rendez-vous, organisation de réunion, événements, déplacements professionnels, suivi des échéances et priorités.
• Traitement des appels téléphoniques, courriers et emails.
• Classement et archivage des documents administratifs et contractuels du GCS
• Assister la Direction dans l’organisation du travail, la préparation des instances ( assemblée générale, dialogue de gestion … )
• Assister la Direction sur la communication du GCS ( Newsletter, Site Internet …)
• Assister la Direction sur la rédaction des rapports d’activité et autres reporting.
• Assister le GCS pour les adhésions et leur suivi, pour le lancement et le recouvrement des campagnes annuelles de cotisations des adhérents .
• Suivre les décisions prises et relancer les interlocuteurs concernés.
2. Organisation des instances et réunions
• Préparer et organiser les réunions des instances du GCS (assemblées générales, dialogue de gestion, Comité de Direction ) : envoi des convocations, diffusion des ordres du jour et des supports.
• Suivi des dossiers prioritaires et relances nécessaires.
• Interface entre la direction et les différents services internes ou partenaires externes.
3. Support à la coordination des projets
• Assister la direction dans le suivi des projets transversaux (mise en œuvre de partenariats, mutualisation des services, développement de nouvelles activités).
• Consolider et synthétiser les informations issues des différents établissements partenaires.
• Contribuer à l’élaboration des tableaux de bord et rapports de suivi d’activité.
4. Assistance logistique et gestion des déplacements
• Organiser les déplacements professionnels de la direction (transport, hébergement).
• Préparer et suivre les notes de frais.
5. Communication interne et externe
• Participer à la mise en œuvre de la communication du GCS : diffusion d’informations aux partenaires, mise à jour des supports de communication.
• Être l’interlocuteur(trice) privilégié(e) des partenaires externes et des membres internes du groupement.
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