Office manager (h/f)

Sous l'autorité de la directrice de l'ADIL 48, l''office manager a pour mission d'appuyer la direction dans l'organisation de la structure, notamment dans les domaines suivants :
- Accueil du public et standard téléphonique :
Assurer l'accueil physique et téléphonique de la structure
- Organisation des instances et démarches liées au fonctionnement de l'association :
Préparer les dossiers et les comptes-rendus des conseils d'administration, assemblées générales, réunions d'équipe.
Assurer les démarches liées au fonctionnement de l'association (déclarations diverses, reporting d'activité.).
Conduire des missions à la demande de la direction (vérifications RGPD, gestion des archives.)
- Responsabilité logistique :
Gérer les achats de fournitures, d'abonnements et les interventions nécessaires au bon fonctionnement de l'association.
Superviser les contrats avec les prestataires et veiller à leur bonne exécution dans un souci d'optimisation des coûts.
Participer à l'organisation des événements initiés par l'association ou l'Union régionale des ADIL d'Occitanie.
- Communication
Participer à la communication de la structure : réalisation de visuels, publications sur les réseaux sociaux ou sur le site internet de la structure.
- Gestion des ressources humaines :
Assurer la gestion quotidienne des ressources humaines de l'association.
Suivre les frais de déplacement des collaborateurs
- Gestion financière :
Traiter et suivre les factures.
Établir un suivi des cotisations et conventions partenariales en lien avec les partenaires.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,#LNV

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.