Assistant / assistante de direction (h/f)

Le poste est localisé à l'Institut Agro Montpellier. Il rassemble 445 personnels, dont 83 enseignants et enseignants-chercheurs (répartis au sein de 20 unités de recherche). L'école conduit ses activités sur 3 campus : à Montpellier sur les campus de La Gaillarde (partagé avec INRAE) et de La Valette (pôle Tropiques et Méditerranée), et sur le campus de Florac en Lozère. L'école dispose de deux domaines expérimentaux, le Domaine du Chapitre (Villeneuve-lès-Maguelonne) et le Domaine du Merle (Salon de Provence).

Le poste est rattaché hiérarchiquement à la chargée des affaires statutaires et institutionnelles de l'Institut Agro.

Mission :
Assurer le bon fonctionnement du secrétariat de la direction générale de l'Institut Agro et de la direction de l'école, l'Institut Agro Montpellier.
Assister la directrice générale et la directrice de l'école et simplifier l'organisation de leur travail.
Appuyer, la directrice de cabinet, le secrétaire général, la chargée des affaires statutaires et institutionnelles et les directeurs et directrices fonctionnelles de la direction générale de l'Institut Agro

Activités :
- Suivre les dossiers des Directions de l'Institut Agro et de l'Institut Agro Montpellier et réunir les éléments d'aide à la décision : rédaction de courriers et suivi des dossiers, gestion des contacts internes et externes, gestion en propre de certains dossiers.
- Gérer les missions (OM, billets, hôtels, états de frais, adhésions, inscription formation, .)
- Gérer l'agenda de la directrice générale, de la directrice de cabinet, de la directrice d'école et du Secrétaire général de l'Institut Agro
- Diffuser le courrier « arrivée » au sein des différents services et s'assurer des réponses apportées aux questions posées par les directrices.
- Participer à l'organisation d'évènements internes en lien avec la direction de la communication de l'Institut Agro et de la responsable de la communication de l'école.
- Gérer le classement et l'archivage numérique et physique des dossiers.
- Assurer la gestion financière des opérations des deux directions.
- Organiser le Codir de l'Institut Agro en lien avec la directrice de cabinet : Préparer l'ordre du jour, envoyer les invitations et rédiger relevés de conclusions et assurer le suivi.
- Assurer les relations avec les directions des écoles (Dijon, Montpellier, Rennes -Angers), notamment par une coordination étroite avec leur secrétariat de direction.
- Assurer les relations avec les services ou cabinets des administrations de l'Etat, des collectivités territoriales et des partenaires de l'établissement
- Assurer la suppléance de la gestionnaire des affaires statutaires et de l'assistante des services généraux de l'Institut Agro Montpellier
- Mettre à jour les sites internet / intranet des directions.
- Assurer la fonction de référent travaux
- Appuyer les directions sur des dossiers spécifiques

Savoirs, savoir-faire, savoir-être :
- Confidentialité, discrétion, diplomatie
- Réactivité
- Qualités expression orale et rédactionnelles : courriers, notes/comptes rendus, gestion des dossiers et de leur suivi
- Connaître l'environnement institutionnel
- Exécuter les tâches avec soin, efficacité et rigueur
- Capacité d'adaptation à l'évolution du poste ou de son environnement
- Capacité de conception et d'adaptation des procédures
- Autonomie et esprit d'initiative
- Maîtriser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, éditeur de présentations)
- Etre à l'aise avec les outils numériques
- Anglais : compréhension écrite et réponses téléphoniques
- Savoir travailler en équipe/réseau
- Savoir argumenter et négocier
- Offrir un service de qualité aux usagers internes et externes
- Savoir s'intégrer dans une communauté éducative
- Savoir s'ouvrir à l'environnement professionnel, social et culturel de l'établissement
- Savoir s'investir et participer à un projet

Experience: 1 An(s)

Langues: Anglais exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur