Assistant(e) de direction h/f

ARS OCCITANIE

La Direction des droits des usagers, des affaires juridiques et de l'inspection contrôle et de la Qualité développe des actions pour promouvoir et veiller au respect de la place et des droits des usagers, développer le partenariat en santé et favoriser l'expression de la démocratie en santé. Elle contribue à répondre aux exigences de qualité et de sécurité des soins et des prises en charge.

Elle est structurée autour de 3 pôles, 1 unité et une cellule :
-Un pôle « Inspection régionale en santé »
-Un pôle droits des usagers et éthique (en charge notamment de la gestion des réclamations « sanitaires ») et une unité EIG;
-Un pôle « Démocratie en santé » ; dont une « mission qualité et innovation » transverse à la direction :
-Une cellule « Affaires juridiques »
Objectifs stratégiques de la direction
-Renforcer la parole des usagers dans l'élaboration et le suivi des politiques de santé
-Consolider la démarche qualité et la valoriser en interne comme en externe
-Promouvoir et renforcer l'inspection contrôle
-Recevoir, suivre et gérer les signaux de dysfonctionnement (EIG et réclamations notamment) et les analyser pour l'élaboration d'une cartographie des risques
- Sécuriser juridiquement les actes et décisions de l'Agence

Description du poste

Missions de secrétariat de l'UOS :

· Gestion de l'agenda du responsable d'unité / responsable adjoint : planification des rendez-vous en interne et en externe, gérer les conflits d'agenda, programmer les points réguliers avec les membres de l'équipe, prévoir les modalités pratiques d'organisation des réunions..etc

· Organisation et préparation de réunions : programmation de réunions, prise de rendez-vous, réservation de salles et fournitures informatiques, élaboration de listes d'émargement, réponses téléphoniques, impression éventuelle des documents de présentation, élaboration de dossiers préparatoires..

· Gestion du courrier entrant et sortant dans l'outil ELISE : distribution au sein de l'unité et mise en signature des courriers sortants, suivi de la réponse aux courriers..etc

· Traitement administratif de courriers ou conventions qui reviennent signés : numérotation, date, copie, scan, mise en signature dans le logiciel de gestion courriers entrants et sortants, mise sous pli, archivage informatique et papier, mise au chrono, envoi courriers des deux services, mise à jour des documents sur le serveur

· Gestion de la BAL UOS : consulter la messagerie et transférer les messages en interne selon la thématique concernée, s'assurer de la réponse aux sollicitations des établissements.

· Mise à jour de la liste et des coordonnées des établissements de santé de la région

· Envoi de mails et courriers afférents aux différentes thématiques : réponses ponctuelles aux demandes des établissements

· Elaboration et diffusion du compte-rendu de la réunion hebdomadaire de l'unité

· Aide aux publipostages relatifs aux appels à projets ou appels à candidatures, aux campagnes menées par l'unité

· Assistance de l'équipe pour la prise en main des nouveaux outils dématérialisés

· Création d'une banque de notes thématiques

Missions de gestion administrative :

· Appui administratif au service autorisations : saisie des décisions d'autorisation et documents divers dans le SI Autorisations,

· Appui administratif au service contractualisation

· Appui administratif transversal : publication des actes administratifs au Recueil des Actes Administratifs (RAA), rédaction de procédures pour l'unité offre de soins (gestion des courriers dans Elise..etc).

· Coordination de la réponse aux enquêtes (DGOS, IGAS, CDC) : compilation et mise en forme des contributions, envoi des réponses..

· Mise en place d'un tableau de bord recensant les sollicitations faites à l'UOS (notamment du DG /DOSA) : demandes de notes, EDL, avis techniques.

· Amélioration de l'arborescence du réseau UOS

Profil recherché

Vos compétences

Savoir :
- Connaissance de l'environnement administratif et institutionnel des ARS
- Connaissances relatives à l'offre de soins hospitalière
- Connaissances du Projet Régional de Santé

Savoir-Faire :
- Gestion d'agendas
- Organisation de réunions
- Rédaction de comptes rendus et courriers
- Classement et archivage
- Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook (Power Point éventuellement)
- Communication orale et écrite

Savoir-être :
- Confidentialité
- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Anticipation
- Réactivité
- Sens du service public
- Sens des relations humaines

Votre formation

A partir du niveau BAC avec une expérience souhaitée dans le domaine de l'assistanat

Informations complémentaires

POUR CANDIDATER

Agents Internes (ARS Occitanie) : Connectez-vous sur votre espace SOLARHS (https://ars.talent-soft.com/) - Rubrique « Offre
d'emploi » et ajoutez votre CV, Lettre de motivation ainsi que le formulaire de mobilité interne complété et signé par votre
direction d'origine.

Candidats Externes :
1. Créez votre espace candidat et postulez à nos offres en ligne sur le lien ci-dessous :
(https://ars-occitanie-recrute.talent-soft.com/accueil.aspx?LCID=1036&nocsscache=1)
2. Dossier de candidatures obligatoires : CV + Lettre de motivation + dernier arrêté d'échelon pour les fonctionnaires ou
niveau pour les agents UCANSS

Contact

Renseignements sur le poste :

ARS Occitanie
Direction des Ressources Humaines
26-28 Parc Club du Millénaire
1025, rue Henri Becquerel - CS 30001
34067 MONTPELLIER CEDEX 2
Service Recrutement : ars-oc-drh-recrutement@ars.sante.fr