Assistant(e) administratif(ve) et financièr(e) h/f

Vos missions:
Assistance administrative et organisationnelle
Gérer l’agenda du responsable de la division et organiser les réunions, déplacements et événements.
Assurer le suivi des courriers, mails et documents administratifs.
Rédiger, mettre en forme et diffuser des comptes-rendus, notes, cahiers des charges et présentations.
Elaborer les notes de visites, autorisations de travail et d’accès
Gestion des dossiers et coordination
Suivre et organiser les dossiers liés aux projets immobiliers et logistiques.
Assurer la liaison entre les différents services et interlocuteurs internes et externes.
Veiller au respect des délais et à la bonne circulation des informations.
Support budgétaire et contractuel
Participer à la préparation et au suivi budgétaire de la division.
Contribuer à la gestion des contrats et commandes avec les prestataires externes. Dans ce domaine la division porte une dizaine de marchés publics et une vingtaine de contrats de maintenance.
Assurer le suivi des services faits, factures et des paiements en lien avec le service financier. Dans ce domaine, la division établit annuellement plus de 800 commandes pour un budget de plus de 1.6 M€
Suivi administratif des contrats, marchés, prestations, … et contribution à leur suivi financier
Elaboration des dossiers de demandes de financement, recueil au fil de l’eau des informations nécessaires à leur élaboration,
Gestion documentaire et veille
Classer et archiver les documents administratifs et techniques.
Contribuer à la veille réglementaire et documentaire en lien avec les missions de la division.
Participer à la mise à jour les bases de données et outils de gestion documentaire.

Les missions sont susceptibles d’évoluer en fonction des besoins.
Le poste est basé sur ALES sur le campus Claudie Haigneré. La participation à des activités transversales à l’Ecole ou opérées sur l’autre campus d’Alès est encouragée.