Assistant(e) de direction et gestionnaire du courrier

CONTRAT (CDD) du 01/06/2025 au 28/02/2026 (CCD de 9 mois)

ASSISTANT(E) DE DIRECTION:

Vous traiterez les contacts de la sous-préfète: gestion rigoureuse de l’agenda de Madame la sous-préfète, filtrage des interlocuteurs et orientation vers les agents ou services compétents, accueil physique et téléphonique

Vous gérerez le courrier papier et électronique

Vous répondrez aux invitations de la sous-préfète, rédigerez des messages et courriers divers

Vous aurez en charge la préparation minutieuse des dossiers de la sous-préfète en lien avec la secrétaire générale et/ou son adjointe et l’agent en charge de l’ingénierie territoriale

Vous participerez à l’organisation des cérémonies (gerbes, protocole, …)

Vous coordonnerez les déplacements officiels de Mme la sous-préfète ainsi que les réceptions, y compris la gestion des menus et des plans de table en collaboration avec le personnel de résidence.

Vous traiterez les dossiers de médailles en lien avec le bureau de la représentation de l’État (BRE) de la préfecture.


BUDGET:

Vous assurerez le suivi budgétaire et l’approvisionnement des services administratifs et de la résidence


COURRIER:

Vous assurerez la réception, le visa et le tri du courrier «arrivé» et enregistrerez les actes «papiers» des collectivités sur la gestion électronique documentaire (GED).


AUTRES RÉGLEMENTATIONS:

Vous aurez en charge notamment le suivi et l’instruction des dossiers d’inhumations en terrains privés; le suivi en lien avec les opérateurs des signalements de dysfonctionnement de téléphonie fixe et mobile; l’instruction et le suivi des dossiers des associations syndicales de propriétaires


SITE INTERNET:

vous assurerez les mises à jour et le suivi des informations relatives à la sous-préfecture


MÉDIATEUR NUMÉRIQUE:

Vous participerez, en lien avec l’ensemble des agents de la sous-préfecture, à l’accueil des usagers au point numérique


MANIFESTATIONS SPORTIVES :

Suppléance pour les déclarations des manifestations sportives: autant que de besoin, assurer l’instruction et le suivi, particulièrement en période de forte charge ou de congés de l’instructeur attitré.


Vos missions pourront être appelées à évoluer de façon temporaire ou permanente, selon les nécessités de service et/ou l’évolution des missions confiées à la sous-préfecture.