Assistant de direction h/f

Dans une société spécialisée dans la sécurité, vidéo protection et alarmes, vous aurez pour principales missions :
1/L'assistance au dirigeant et l'accueil
- Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, congés.)
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
- Accueillir physiquement les rendez-vous
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements,
- interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques.)
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de
- Communication, notes diverses pour les réunions.)
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers
2/La Gestion et suivi:
Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à ses dirigeants que les informations essentielles.
Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus
Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer
Gérer les notes de frais
Réaliser et suivre des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
Assurer le suivi des conditions d'exécution d'un contrat (Réalisation de devis, factures clients etc.)
Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs, préparation d'un budget, relance clients.)
Réaliser un suivi administratif du personnel
Participer à l'organisation de la logistique des recrutements et des formations
Réponse aux Marchés Publics (partie administrative -Gestion des documents)
Gestion et suivi politique qualité de l'entreprise
3/La Communication:
Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus.)
Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l'entreprise ou de l'extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant)
Gestion des réseaux sociaux (Linkedin/ Facebook / Instagram)

Experience: 2 An(s) - sur même type de poste

Compétences: Logiciels comptables,Méthode de classement et d'archivage,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Techniques de numérisation,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Organiser des déplacements professionnels,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Organiser des réunions et des visites de chantier,Réaliser des opérations comptables,Accueillir, orienter, renseigner un public,Répondre à un appel d'offre,Élaborer des tableaux de bord,Organiser des circuits d'expédition,Imprimer des documents techniques,Relayer de l'information,Classer des documents,Utiliser les outils numériques,Mettre à jour un dossier, une base de données,Maitrise du pack office

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités liées aux systèmes de sécurité

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.