Assistant/assistante de direction génerale h/f

MISSIONS ET ACTIVITES :

*Assistanat du Directeur Général :

-Gestion d'un agenda complexe et prise de rendez-vous (services de l'Etat, bailleurs sociaux)
-Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du directeur général
-Gestion et préparation des déplacements
-Préparation des présentations
-Rédiger des supports de communication
-Accueil des visiteurs
-Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels
-Compte-rendu des réunions
-Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bords/reporting)
-Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers

*RH :

-Préparation des variables de paie et vérification des fiches de paie
-Formations : demande de devis, mise en place de nouveaux contrats, suivi des conventions de formation et demande de prise en charge auprès de l'Opco, suivi du plan de formation, veille
-Suivi administratif du personnel
-Recrutement : publication des offres emploi, traitement des candidatures
-Suivi de la médecine du travail, mutuelle et prévoyance
-Création organigramme

*Comptabilité :
-Enregistrement des factures sur excel, rapprochement avec les bons de livraison
-Pointage des relevés bancaires
-Vérification des notes de frais
-Création des bons de commande
-Préparation du suivi budgétaire

*Marchés publics :

-Préparation des dossiers d'analyse de marchés
-Recherche de devis pour mise en place des nouveaux marchés
-Tableau de bords
-Préparation des dossiers pour la Commission d'Appels d'Offres

*Services généraux :
-Gestion des contrats de maintenance et coordination des travaux
-Commande de fournitures
-Suivi des dossiers assurance
-Suivi du prestataire informatique

COMPETENCES :

*Savoir-faire:

- Maîtrise des outils bureautiques
- Connaissances en gestion administrative
- Connaissances en gestion administrative du personnel et en gestion budgétaire

*Savoir-être :
- Rigueur
- Loyauté
- Aisance relationnelle
- Discrétion, sens de la confidentialité
- Autonomie et réactivité
- Dynamisme
- Esprit d'équipe

CONDITIONS :

- CDI 35 heures
- Ordinateur portable et double écran
- Téléphone portable
- Tickets restaurant
- Mutuelle prise en charge

Experience: 5 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planning du personnel,Assurer un accueil téléphonique,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités de sécurité privée