Secrétaire

Le métier de secrétaire appartient au domaine du secrétariat. Le/la secrétaire effectue des tâches administratives, réceptionne les appels et parfois accueille les visiteurs.

Que fait une secrétaire ? Quel est son rôle ?

Le métier de secrétaire regroupe des activités très différentes. En fonction de la taille et de la structure de l’entreprise ces tâches ne seront pas les mêmes.

Le secrétaire est présent à tous les niveaux d’organisation : le standard téléphonique, la gestion des rendez-vous, la rédaction de textes et de comptes-rendus.

La fonction de secrétaire nécessite d’être polyvalent. Rattachée à un chef de service ou à un responsable de l’entreprise, une secrétaire a pour missions :

• Accueillir et orienter les visiteurs, prendre des rendez-vous
• Recevoir, rédiger et transmettre le courrier et les e-mails
• Gérer les appels téléphoniques
• Gérer et organiser l’agenda
• Assurer le classement et l'archivage des dossiers
• Préparer les déplacements de sa hiérarchie
• Organiser et planifier des réunions
• Assurer la prise de notes lors des réunions, puis rédiger les comptes-rendus

Son niveau de responsabilité dépend de la structure dans laquelle elle travaille. Ainsi, il peut également être amené à coordonner une équipe et effectuer le suivi complet de certains dossiers comme des contrats de maintenance.

Quelles sont les compétences attendues ?

Pour exercer le métier de secrétaire, certaines compétences techniques mais aussi de savoir-être sont nécessaires :

• Aisance relationnelle et rédactionnelle (bon niveau en orthographe)
• Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur…)
• Très bonne présentation
• Rigueur, organisation et réactivité
• Techniques d’accueil
• Esprit de synthèse

Les avantages et les inconvénients du métier de secrétaire

Comment devenir secrétaire ? Quelle formation ?

Le métier de secrétaire est accessible par le biais de plusieurs formations allant du Bac à Bac +3 :

• Bac - BP :
  • Bac Pro Gestion - administration
  • Brevet professionnel bureautique
  • Titre professionnel secrétaire assistant(e)

• Bac +2 :
  • DUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA)
  • DUT Gestion Administrative et Commerciale (GACO)
  • BTS Assistant de manager
  • BTS assistant de gestion PME - PMI

• Bac +3 :
  • Licence administration et gestion des entreprises

Quel salaire pour une secrétaire ?

Une secrétaire débutante touche un salaire d'environ 1 600 € brut/mois.

Avec l’expérience, le salaire d’une secrétaire sénior avoisine les 2 400 € bruts mensuels. Ce salaire peut être plus élevé selon les tâches et responsabilités qui lui sont confiées.

Quelles sont les évolutions de carrière ?

Après quelques années d’expérience, la secrétaire peut évoluer vers un poste d’assistante de direction ou d’assistante de gestion dans une PME - PMI.

Qui emploie une secrétaire ?

Tant dans le privé que dans le public, tous types d’entreprises et tous secteurs d’activité embauchent des secrétaires. Les opportunités sont donc nombreuses.

Que ce soit en immobilier, en assurance, en finance, en passant par le transport et l’industrie, tous les secteurs ont besoin d’une secrétaire.