Assistant(e) administratif(ve) h/f à rennes (videal 35)

Description

Vous avez envie de travailler autrement ? De donner du sens à votre emploi ? De partager un état d’esprit ?
VIDEAL 35 est une Entreprise Adaptée qui emploie des personnes en situation de handicap et propose des interventions chez des clients du bassin de Rennes, Caen et Saint-Lô.
A compétences égales, priorité est donnée aux personnes titulaires d’une RQTH.

Afin de renforcer notre équipe administrative, nous recherchons notre un(e) Assistant(e) Administratif(ve).


Missions liées au poste :

1- Soutien aux services :

1. – Relais administratif auprès des services
2. – Saisir les commandes dans notre logiciel DIVALTO
3. – Saisir les informations dans notre logiciel DIVALTO en vue de l’édition des bons de commandes, de livraisons, la mise à jour tarifaires, les inventaires, …
4. – Transférer les commandes en bons de livraison à l’issue des interventions
5. – Participer à la mise à jour des plannings exploitation, véhicules, relevés d’heures

2- Facturation fournisseurs et clients de l’ensemble des services du site

Fournisseurs :

6. – Réceptionner les factures et les dispatcher au service concerné pour validation
7. – Après validation transférer les bons de réception en facture sur Api / Divalto
8. – Scanner puis enregistrer les factures dans les fichiers fournisseurs et comptables sur le serveur

Clients :

9. – Contrôler les éléments de la facturation (commandes, bons d’intervention/livraison, frais de port…)
10. – Saisir les factures dans le logiciel de gestion (API / Divalto) ou transférer le bon de livraison/intervention
11. – Vérifier les factures avant envoi : numéro de commandes, éléments de dématérialisation, coordonnées…)
12. – Effectuer les relances


3- Accueil sur site et téléphonique

13. – Accueil physique des clients / fournisseurs / transporteur et visiteur sur site
14. – Orienter en fonction de leurs demandes vers les services ou personnes concernés
15. – Accueil téléphonique : prendre les messages ou orienter vers les personnes concernées


4- Missions administratives

16. – Effectuer les remises en banque des chèques reçus
17. – Réceptionner le courrier et le dispatcher
18. – Affranchir et déposer le courrier + commander des enveloppes et timbres
19. – Suivre les véhicules : contrôle technique – suivi des entretiens courants – suivi du carburant sur Excel
20. – Une fois par an, éditer les attestations UB (unités bénéficiaires) et les adresser aux clients concernés (publipostage)


Savoirs et connaissances :

21. Maitrise PACK OFFICE et logiciel de gestion compta et commercial


Savoir-Être :

22. – Rigueur et organisation
23. – Autonomie
24. – Capacité d’adaptation
25. – Bienveillance
26. – Réactivité
27. – Bon relationnel client


Spécificités du poste :

28. – Prise de poste : dès que possible
29. – Contrat : CDD 2 mois avec renouvellement
30. – Horaires : 09h-12h30 et 2,5h à mettre sur une après-midi
31. – Durée : 20h semaine dans un 1er temps – évolution en fonction de l’évolution sur le poste
32. – A compétences égales, priorité est donnée aux personnes titulaires d’une RQTH.