Assistant(e) de direction (h/f)

Votre rôle et vos missions
1/ Agenda :
Veiller à l’optimisation et la bonne gestion du calendrier des Directeurs de la Direction Sécurité Et Protection Des Données et de la Direction Conformité & Ops. Reglement.
Gérer les demandes des équipes relatives à l’organisation des comités, réunions transverses AXA France et avec le Groupe, et les rendez-vous avec des interlocuteurs externes.
Gérer l’organisation des voyages professionnels sur sollicitation des collaborateurs via l’outil my travel AXA.

2/ Animation de l’équipe :
Les assistantes du Secrétariat Général sont affectées à des directeurs mais fonctionnent en pool pour pouvoir notamment :
Assurer la présence sur site d’au moins une assistante du lundi au jeudi et le vendredi si nécessaire
Assurer le back-up des unes et des autres en cas de congés ou d’absence
Mutualiser les tâches communes (notamment, commande de fournitures, organisation des évènements du Secrétariat Général)

Participer à la vie d’équipe des directions de son périmètre : être force de proposition dans les activités et l’organisation des plénières, prendre en charge le volet logistique des événements.
Contribuer à l’organisation logistique, à la préparation et à l’animation sur place des évènements du Secrétariat Général : plénières SG, CODIR, Codir élargi, petits déjeuners, afterwork, actions AXA Atout Cœur, etc…
Gérer les besoins logistiques des équipes (IT, locaux, maintien du stock de fournitures…)
Assurer une bonne coordination avec les autres assistant(e)s de direction.

3/Facturation :
Gestion des voyages professionnels : veiller au timing du booking

4/ Gestion administrative :
Assurer la gestion des entrées sorties de collaborateurs (internes et prestataires) des directions de son périmètre :
Tenir à jour le ROI pour les collaborateurs internes, créer les prestataires dans le ROI et tenir à jour les informations les concernant – notamment la date de fin de mission – en lien avec les managers concernés.
Réaliser les demandes d’implantation et de casier via l’outil Archibus
Gérer les habilitations des nouveaux arrivants, et réaliser les campagnes de re-certification annuelles sous la coordination de la DT2.
Contribuer à l’actualisation régulière du booklet de la direction du SG pour les directions de son périmètre, selon les différents mouvements avec l’appui des autres assistantes de direction ou autres référents des Directions en lien avec Graphic Place.

Votre profil
Compétences métier :
- Rigueur organisationnelle
- Priorisation des tâches
- Qualités rédactionnelles
- Maitrise des outils de travail collaboratif Microsoft365
Compétences relationnelles :
- Souplesse et flexibilité
- Sens du travail en équipe
- Capacité de collaboration avec les autres assistantes, et avec l’équipe Transformation, Performance et Engagement
- Être orienté solution / résultat
- Être capable de synthétiser un grand nombre d’informations complexes
- Capacité à mener plusieurs problèmes en parallèle et à organiser ses priorités
- Capacité à communiquer par écrit de façon claire, structurée et synthétique
- Votre capacité d'écoute et aisance relationnelle avec vos interlocuteurs quel que soit leurs niveaux sont de véritables atouts.
Compétences Linguistiques :
- Anglais intermédiaire

Pourquoi nous rejoindre ?Nous sommes persuadés que pour bien prendre soin de nos clients, nous devons commencer par bien prendre soin de nos collaborateurs ! Les avantages que nous proposons à nos salariés sont nombreux.
Nous choisir, c’est bénéficier par exemple :
- D’un package de rémunération complet comprenant un salaire fixe, un complément de rémunération variable, des primes, de la participation et de l’intéressement, la possibilité d’acquérir des actions AXA, ou encore des solutions d’épargne avantageuses ;
- D’un cadre de travail flexible jusqu’à 3 jours de télétravail possible par semaine (selon profil du poste), des tickets restaurant pour les jours télétravaillés ou encore une participation à l’achat d’un écran ou fauteuil ergonomique ;
- D’une politique visant à concilier vie personnelle et vie professionnelle avec 28 jours de congés payés, entre 14 et 16 RTT selon les années, des formules de travail à temps partiel ou encore des jours d’absence rémunérées pour la rentrée scolaire ou un déménagement par exemple ;
- De la possibilité de s’engager pour une cause qui vous tient à cœur grâce à nos associations telles que AXA Atout Cœur, AXA Compétences Solidaires ou encore AXA Prévention ;
- Et bien plus encore ! Perspectives de développement des compétences et de carrières immenses, CE, conciergerie, offres privilèges, soutien en cas d’épreuve personnelle…On s’arrête là, la liste est longue

Votre environnement de travailNotre raison d’être chez AXA ? Chaque jour, nous agissons ensemble pour le progrès humain en protégeant ce qui compte. Une mission qui donne le sourire et envie de se lever le matin !

Un des leaders mondiaux de l’assurance dans la protection des biens, des personnes et des actifs, AXA c’est 147 000 collaborateurs et contributeurs qui s’engagent au quotidien pour nos clients, c’est 51 pays dans lesquels nous distribuons nos produits et services et plus de 94 millions de client qui nous font confiance dans le monde. Employeur citoyen et responsable, AXA s’engage au quotidien pour des causes sociétales & environnementales. Nous menons une politique inclusive engagée pour reconnaître et valoriser les différences individuelles. Ces ambitions vous parlent ? Alors venez changer le monde avec nous !

Chez AXA, nous sommes persuadés que pour bien prendre soin de nos clients, nous devons commencer par bien prendre soin de nos collaborateurs. C’est pour cette raison que nous menons une politique RH engagée qui favorise la diversité, qui préserve l’équilibre vie privée-vie professionnelle et accélère le développement des compétences et des carrières.

Ainsi, en rejoignant AXA France vous travaillerez dans une entreprise responsable, offrant une véritable culture d’expertise, accélérant le développement des compétences de chacun et proposant une rémunération attractive.