Un(e) assistant(e) de direction

Située en Bretagne, bénéficiant d’une gare TGV à 3 heures de Paris, à 35 minutes de la métropole de Brest, 25 minutes du port de Roscoff, Morlaix Communauté bénéficie d’une notoriété croissante ancrée à la fois sur la qualité des acteurs économiques (génie thermique, biotechnologie, industries créatives, numérique, économie maritime, tourisme et culture, …), la qualité de l’offre de services publics (santé, enseignement supérieur, culture, mobilité, jeunesse…), la qualité de vie en Baie de Morlaix – Monts d’Arrée.

Morlaix Communauté recrute un(e) Assistant(e) de direction. Sous la responsabilité du Directeur Général des Services.

Vous assurerez les missions suivantes :

• Recueillir et traiter les informations et correspondances nécessaires à l'organisation de la vie professionnelle du DGS :

◦ Gérer les agendas : rendez-vous, réunions et organiser les déplacements.

• Assister le DGS dans l’élaboration, la gestion et le suivi des dossiers nécessaires au fonctionnement de la collectivité (grands projets, développement, partenariats, innovation, management). A ce titre, vous serez également amené.e à produire, mettre en forme et consolider des notes et présentations. Certains dossiers administratifs et projets internes à la DG pourront vous être confiés directement, notamment concernant l’organisation et la proposition de l’animation managériale.

• Organiser et participer aux réunions internes de la DG, en assurer le secrétariat et le suivi des actions auprès des directions. Préparer les réunions bilatérales et les dossiers du DGS lors de ses rencontres avec les élus et ses n-1.

• Assurer le secrétariat et la préparation de la Commission Ressources en lien avec les directions rattachées à la Direction Générale et le secrétariat général.

• Sécuriser et fluidifier les circuits des notes au Président des courriers sortant et entrant (DG-Cabinet-Président).

• Participer au développement de la professionnalisation de la fonction Assistante de Direction au sein des pôles métiers (posture, méthode, outils, dématérialisation, bonnes pratiques, animation...).

• Missions administratives :

◦ Organiser et préparer matériellement les réunions internes de la DG, en présence du DGS : réservation de salles, montages des dossiers, protocole, intendance y compris numérique, etc

◦ Traiter le courrier « arrivée » et « départ »: tri, enregistrement, diffusion aux services, classement, etc.

◦ Organiser des réunions externes avec les services et partenaires sur le territoire.

◦ Rédiger et mettre en forme différents travaux de bureautique : courriers, notes, rapports, diaporamas.

◦ Coordonner le circuit des parapheurs.

◦ Participer à diverses réunions, dont Comité de Direction et rédiger des comptes-rendus.

◦ Préparer et suivre les dossiers/plan d’actions du DGS.

◦ Missions et assistance aux fonctions rattachées à la DG.

• Missions secondaires :

◦ Assurer l’accueil téléphonique du DGS

◦ Suivre les demandes des usagers, des élus

◦ Assurer une continuité de service au sein du pôle assistantes de la DG (Cabinet – Président – élus)

◦ Contribuer à la bonne logistique des déjeuners organisés par le cabinet et la DG

◦ Effectuer le tri, le classement, la mise à jour et l’archivage de documents utiles au DGS

◦ Mener une relecture des dossiers.

◦ Mener une veille relative à l’actualité et aux dossiers stratégiques de la collectivité.

Spécificités du poste :

• Confidentialité.

• Horaires de travail variables en fonction des nécessités de service.

• Techniques de secrétariat et de communication

• Fonctionnement des outils bureautiques

• Orthographe et règles d’expression écrite

• Fonctionnement, règles et procédures de la collectivités
Publiée le 31/05/2024