Assistant de direction (f/h)

Description du poste

Intitulé du poste

Assistant de direction (F/H)

Catégorie

B

Cadre d'emplois

Rédacteurs territoriaux

Présentation de la Direction

La Direction des Politiques Européennes a la tête dans les étoiles européennes et les pieds sur la terre ligérienne ! Ses équipes accompagnent les porteurs, les gestionnaires ou les directions, en lien avec l’association Pays de la Loire en Europe, pour que les fonds européens (FEDER FSE FEADER FEAMP) participent à la réussite de leurs projets.

Sur la période 2014-2023, la Région des Pays de la Loire gère plus de 1 200 M€ de fonds européens. Elle en gérera 625 M€ sur la période 2021-2030. En complément, elle se mobilise pour faciliter l’accès à l’ensemble des opportunités européennes et s’implique dans plusieurs plateformes et réseaux européens en lien avec les priorités régionales. L’ensemble de ces dispositifs permet d’accompagner en Pays de la Loire un nombre extrêmement important de projets (plusieurs milliers) au profit de l’essentiel des politiques publiques régionales (recherche et innovation, économie, transition numérique et écologique, agriculture, pêche...).

Description de la mission

Rattaché au directeur, l'assistant de direction assure à la fois, sur un format resserré au regard de la mission de 10 mois, les fonctions d'assistant de direction et d'assistant du service FEADER. Il contribue au bon fonctionnement de la direction et du service dans le respect des procédures internes et de l'organisation collective mise en place.

Activités
Assistance de la direction et du service FEADER :

- Réception, distribution et traitement du courrier papier/électronique

- Gestion et suivi des parapheurs papiers/électroniques

- Appui à l’organisation de réunions

- Préparation de l'accueil des nouveaux agents et accompagnement à leur intégration

- Appui à la gestion administrative (organisation des déplacements via une plateforme de voyage, suivi des ordres de missions et des notes de frais)

- Relai d’information générale

Participation à l’animation de la transversalité au sein de la direction :

- Participer aux éventuels groupes de travail ou de réflexion interne,

- S’assurer de la bonne application des règles et procédures internes (courriers, tableaux de suivi des congés, etc.),

- Assurer la logistique des évènements (séminaires, moments conviviaux),

- Organiser les réunions mensuelles du collectif des assistantes de la direction,

- En lien avec les assistantes de la direction et des autres directions concernées, piloter, animer ou coordonner les actions liées au déménagement dans le nouveau bâtiment Reflets de Loire en octobre 2024

Travaux de secrétariat :

- Assurer l’accueil téléphonique de la direction : renseigner, prendre des messages et filtrer,

- Trier et répartir le courrier, (BAL DPE et service), gestion des demandes AGIL,

- Gestion du planning des permanences téléphoniques mensuelles de la direction en lien avec les assistantes

- Gestion des fournitures et en lien avec les assistantes, de la distribution des chèques-déjeuner

- Finaliser, le cas échéant, le classement ordonné des documents dans le respect du plan de classement défini ainsi que l’archivage

Appui ponctuel aux services de la direction :

- Relai des assistantes de la direction en cas d’absence pour une bonne continuité de service.

Référente informatique pour le réseau de la direction et les locaux :

- Informer des mises à jour ou indisponibilités,

- Remonter les anomalies.

Modalités de recrutement

CDD

Durée du contrat

3 mois

Des compétences, un potentiel, votre singularité

Profil

Titulaire d’un BTS support à l’action managériale ou assistant de gestion PME-PMI, vous êtes rigoureux et polyvalent. Vous savez vous adapter aux imprévus et vous organiser en totale autonomie, le plus efficacement possible, notamment pour le respect de délais contraints. Doté d’un bon relationnel, vous avez également de très bonnes qualités rédactionnelles et de synthèse (rédaction de courrier, de compte rendu, de relevé de décisions, de synthèse, etc.). Vous aimez le travail d’équipe et savez travailler en binôme étroit avec un supérieur hiérarchique. Vous maîtrisez les outils bureautiques classiques (Word, Excel, Power Point, messagerie et agenda Outlook).

Vous aimez le travail collaboratif et insuffler de la bonne humeur !

Vous avez le souhait de rejoindre un collectif de travail bienveillant en collaborant de manière transversale sur les projets structurants.

Vous rassemblez de solides compétences relationnelles (convictions, clarté, écoute active & ouverture d’esprit).

Un de vos talents qui fera la différence : vos capacités d'organisation et de pro-activité !

Niveau d'études min. requis

5 - DEUG, BTS, DUT, DEUST

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé

Titulaire du permis

Non

Modalités organisationnelles

Conditions d'exercice

Vous souhaitez rejoindre une collectivité dynamique, cette offre est faite pour vous !

En plus de ses quatre domaines de compétence (développement économique, formation initiale et continue des jeunes et des adultes, aménagement du territoire et environnement, transports), la Région des Pays de la Loire a investi d’autres compétences (culture, sport …) et soutient de nombreux projets des territoires.

Venez participer à un collectif de travail engagé, fort de 4000 collaborateurs et bénéficiez d’un environnement professionnel bienveillant et stimulant qui encourage votre potentiel de créativité.

« Notre ambition : faire grandir les talents ! »

Intégrer la Région des Pays de la Loire, c’est :

- Grandir à travers des formations grâce à l’ACADEMIE, notre école de formation interne ;

- Expérimenter et valoriser vos techniques de créativité et d’agilité en lien avec Le LABSOLU, notre laboratoire d’innovation publique ;

- Accéder à une offre de prestations sociales attractives (participation employeur à vos frais de santé ; de chèques déjeuner ; de prestations sociales de loisirs et de culture…).