Adjoint administratif

Détails de l'offre

Famille de métiers Inclusion sociale > Travail social et développement social Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Intitulé de la fonction : Agent d’accueil
Lieu d’exercice : EHPAD Les Gentianes (Vetraz-Monthoux)
Service : Ensemble de l’établissement
Responsable direct : Directeur de l’établissement
Horaires : Temps complet ou non complet

SITUATION DANS L’ORGANIGRAMME
Liaisons Hiérarchiques : N+1 : Directeur (-trice)
N+1 : Agent d’accueil

Liaisons Fonctionnelles en interne: l’ensemble des services du CIAS, les résidents et leur famille.
Liaisons fonctionnelles en externe : l’ensemble des prestataires, entreprises intervenant dans les établissements.

REMPLACEMENT
Remplace : -
Remplacé(e) par : agent accueil EHPAD La Kamouraska et/ou agent service RH Missions / conditions d'exercice Gestion accueil
-Accueil physique des personnes
-Accueil téléphonique
-Prendre les messages et/ou transférer les appels

Gestion du courrier et courriel
-Récupérer le courrier à la boite postale
-Récupérer le courrier à la boite aux lettres de l’EHPAD
-Ouverture du courrier reçu, tampon du jour et scan
-Trier le courrier en fonction des services destinataires
-Traitement des mails
-Distribution du courrier résident
-Dossier de préadmission : scanner tous les dossiers de préadmissions, dans le fichier concerné. L’envoyer au service des admissions accompagné de la fiche du de présentation Si le dossier est hors agglo, rédiger courrier hors agglo

Gestion mouvements résidents
-Tenue quotidienne du tableau des mouvements (hospitalisation, décès)
-Déclarer les entrées, hospitalisation, congés et décès sur le site de la CPAM « resid-Ehpad »
-Lors d’une entrée :
-Transmettre au service le dossier blanc (contenant divers pochettes, étiquette, dossier du patient)
-Inscrire le futur résident sur le listing de bulle de linge si besoin (transmettre l’info à la lingère)
-Remettre les clés + badges à la famille,
-Récupérer l’état des lieux d’entrée à transmettre à la facturation.
-Si nécessaire récupérer les pièces manquantes au dossier administratif.
-Mail informatif à l’ensemble des services indiquant l’entrée (nom, prénom et chambre)
-Lors d’un décès
-Envoyer un mail à la direction + factu + idec + association + pharmacie pour aviser du décès
-Faire copie du certificat de décès pour service facturation
-Rédiger affiche pour aviser les résidents et familles du décès
-Envoyer carte de condoléances à la famille avec mot manuscrit directeur
-Désinscrire le résident de bulle de linge (transmettre l’info à la lingère)
-Récupérer l’état des lieux de sortie et le transmettre à la factu.
-Archiver le dossier

Gestion administrative
-Préparation et envoi des tableaux repas par mail à 9h30 à la société de restauration (invités, absents, personnel, intérimaires et stagiaires)
-Préparation des tickets repas
-Création de courrier à la demande de la direction
-Préparation des bons de commande pour validation direction
-Si besoin adresser les bons de commande au prestataire concerné
-Tenir à jour le classeur des cartes vitales et mutuelles des résidents
-A la demande du service RH distribuer les fiches de paie, transmettre le courrier aux agents, faire signer les contrats
-Renseigner les rendez-vous pédicure et coiffeur dans les cahiers mis à leur disposition.
-Gestion des stocks des fournitures de bureau
-Si besoin contacter les sociétés en cas de panne ascenseur, portes du SAS, portail, machine à café…
-Afficher ou transmettre les documents d’information pour les familles
-Suivi et organisation des commandes fournitures de bureau
-Conseil de Vie Sociale
-Préparation de l’envoi convocation, ODJ, doc prépa.
-Rédiger le compte-rendu du CVS
-Préparation des élections collèges des familles et résidents
-Conseil d’Administration
-Préparation de l’envoi convocation, ODJ, doc prépa
-Rédiger le compte-rendu du Conseil d’administration
-Repas des familles
-Rédiger les invitations + envoi aux familles et partenaires
-Tenir à jour liste des invités + paiements
-Transmettre les infos aux animatrices, service compta et factu.
-Menus
-Copie des menus de la semaine à dispatcher dans les services + accueil
-Saisir les menus journaliers qui seront disposés sur les tables lors du repas de midi
-Tableaux repas et mouvements à transmettre chaque fin de mois au service compta + factu + seul le tableau repas personnel à remettre au RH
-Affranchissement de tout le courrier départ Profils recherchés Qualification et/ou formations requises
-Formation en accueil et secrétariat souhaitée

Qualités professionnelles requises
•Qualités organisationnelles et intellectuelles
-Connaissance du fonctionnement d’un EHPAD
-Flexibilité et adaptation
-Maîtrise des outils bureautiques
-Rédaction de courriers et traitement administratif
-Bon niveau d’orthographe et qualités rédactionnelles

•Qualités humaines et relationnelles
-Capacité à communiquer notamment avec les personnes accueillies
-Faire preuve de discrétion et respect de la confidentialité
-Avoir un esprit d’équipe