Assistant administratif - maison de la région de strasbourg

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Les Maisons de Régions constituent les portes d'entrée de la Région Grand Est dans les territoires ; elles sont les garantes de l'articulation des politiques régionales et de la prise en compte des enjeux territoriaux dans leur mise en œuvre.
La Maison de la Région de Strasbourg s'organise autour de 5 services :
- Service Administratif et Financier
- Service Construction et Maintenance en charge des questions d'entretien/maintenance et construction des Établissements publics locaux d'enseignement (EPLE) du périmètre de l'Eurométropole de Strasbourg et de la Communauté de Communes du Kochersberg-Ackerland
- Service Vie des Lycées : en charge de la gestion des Adjoints Techniques Territoriaux des Établissements d'Enseignement (ATTEE) des lycées du périmètre (EMS et ComCom Kochersberg-Ackerland)
- Service Développement Territorial : en charge du développement territorial de l'offre de formation, du développement économique et de l'instruction des dossiers relatifs à la Transition énergétique
- Service Transports : en charge de la gestion des transports interurbains et scolaires de voyageurs sur le réseau FLUO67 selon les politiques transports votées.

Le poste est rattaché hiérarchiquement à la cheffe du Service Administratif et Financier de la Maison de la Région de Strasbourg et fonctionnellement au chef du Service Construction Maintenance.

Un temps de présence (20 % maximum) sur le site de l'EMOP au sein du lycée Le Corbusier à Illkirch est à prévoir. (accessible en Tram)
Télétravail possible selon nécessité de service

Avantages :
Temps de travail (RTT, horaires variables)
Participation employeur (complémentaire santé et prévoyance, frais de transport et de restauration)
Rémunération (Régime indemnitaire, prime de présentéisme, complément indemnitaire annuel, supplément familial de traitement)
Prestations d'action sociale (CNAS et Amicale du personnel) Missions / conditions d'exercice Missions du poste


Au sein du Service Administratif et Financier, le titulaire du poste recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du Service Construction Maintenance ainsi que du Service Administratif et Financier.
Il contribue au bon fonctionnement du service et participe à sa production, en assistant son responsable, et plus largement, les services notamment en matière de gestion administrative. Il assure la relation avec les usagers, fournisseurs ou services utilisateurs.
En outre, il accueille, oriente et renseigne le public. Il représente l’image de la collectivité auprès des visiteurs.
Activités


Activités principales

En qualité d'assistant administratif pour le Service Construction et Maintenance :

- Mettre en forme les documents administratifs (notes, courriers…) et assurer leur suivi dans le processus décisionnel
- Gérer les relations et les réunions en prenant en charge leur organisation matérielle/logistique en partenariat avec l'assistante de Direction de la Maison de la Région
- Réceptionner et distribuer le courrier entrant
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
- Assister aux dialogues de gestion dans les lycées et en rédiger les comptes-rendus
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
- Assister les équipes EMOP (Equipe Mobile d'Ouvriers Professionnels) pour le suivi et les rendez-vous relatifs à :
_La gestion du Contrôle Technique des véhicules
_La gestion réglementaire des Contrôles techniques des bâtiments (Ascenseurs, Nacelles, ...)
- Assurer un suivi des besoins et commandes de vêtements professionnels et équipements de sécurité pour les équipes
- Classer et archiver des documents

Activités secondaires

En qualité d'assistant administratif pour le Service Administratif et Financier :

- Assister la cheffe du service pour toutes les questions logistiques de la Maison de Région
- Assurer la suppléance pour l’accueil physique et téléphonique des usagers en l'absence de l'agent d'accueil : renseigner, prendre des messages, orienter et filtrer
- Gérer le planning de réservation des activités de la Maison de Région : suivi de l'agenda, gestion des demandes (de réunions et intendance)
- Surveiller et être le relais des systèmes de sécurité
- Repérer les dysfonctionnements et les faire remonter à sa hiérarchie Profils recherchés Savoir


Connaissances du cadre juridique et réglementaire dans le domaine concerné

Connaissances liées à son domaine d’intervention

Méthodes et usages de la collectivité : procédure, formulaire, organigramme

Techniques de standard

Techniques d’accueil, règles de communication

Procédures administratives

Techniques de secrétariat
Savoir-faire


Organisation méthodique du travail et gestion du temps

Savoir rendre compte à sa hiérarchie

Aptitudes relationnelles

Capacités d’adaptation
Savoir-être


Rigueur

Capacité à travailler en équipe

Attitudes de service