Description de l'offre
Nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction générale
En charge d’un membre de notre Directoire, vous organisez et gérez l'ensemble des activités nécessaires à l'exercice de sa mission.
Vous appuyez et assistez la Directrice Générale du Pôle (DGP) dans l'organisation de son activité, en lien très étroit avec son attaché de cabinet. Vous :
1. gérez et optimisez l'agenda, l’emploi du temps et planifie les réunions, tout en aménageant des plages de travail personnel à la Directrice
2. établissez, organisez et planifiez les déplacements de la DGP auprès des équipes opérationnelles et gère ensuite les notes de frais associées
3. participez, au besoin, aux réunions de l’état-major/comité de Direction en tant qu’appui : élaboration des ordres du jour, prise de note et diffusion de relevés d’actions, etc.
4. prenez en charge en direct certains dossiers spécifiques : suivi de tableaux de bord, organisation de séminaires
5. constituez les dossiers se rapportant aux réunions
6. filtrez les communications, apportez une première réponse sur les dossiers en cours, orientez sur les interlocuteurs compétents
7. prenez connaissance et qualifiez le degré d'importance du courrier, le reliez aux dossiers en cours le traitez en fonction des priorités, collectez si besoin des informations complémentaires et en assurez le suivi pour le respect des délais
8. rédigez des courriers et met en forme tous types de documents
9. vous assurez, pour les personnes directement rattachées à la DGP, de la validation des temps à chaque fin de mois, et le cas échéant également des notes de frais
10. prenez en charge la passation, la réception et la validation de certaines commandes
11. définissez et adaptez les méthodes et bases de données bureautiques, afin de rendre optimale la recherche d'informations
12. diffusez l'ensemble des documents émanant de la DGP aux interlocuteurs adéquats
Le/la titulaire de l'emploi est également un soutien administratif et logistique aux personnes directement rattachées à la DGP, et plus spécifiquement à l’adjoint à la Directrice Générale de Pôle pour lequel il/elle assure nombre des missions mentionnées ci-dessus.
Il/elle intervient dans l'animation du métier Secrétariat, mais également dans le collectif des assistant.e.s de la Direction Générale, pour partager les bonnes pratiques et faciliter la coordination entre assistant.e.s.
Profil recherché
13. Expérience dans l'assistanat de Direction
14. Adaptabilité et réactivité importantes
15. Faire preuve d'autonomie dans l'organisation du travail
16. Proactivité et capacité d’initiative
17. Maîtrise du pack Office et des outils collaboratifs
18. Rigueur et discrétion
19. Bonne gestion des priorités
20. Rigueur dans le respect des délais
21. Très bon relationnel et précision dans sa communication écrite et orale
22. Curiosité dans les différents pans de son activité
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