Agent d'accueil polyvalent / assistant administratif

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui ()
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Descriptif de l'emploi Agent d'accueil polyvalent et assistant administratif du service des affaires générales Missions / conditions d'exercice MISSIONS PRINCIPALES :
•Assurer l’accueil physique et téléphonique du public (50% du temps de travail)
•Renseigner et orienter le public
•Organiser et assurer la constitution et la gestion des différents dossiers relevant du champ de compétences du service : Etat-Civil (naissance, baptême, mariage, PACS, décès, mentions, actes demandés par les usagers et les officiers publics…), des élections, des affaires générales, militaires, funéraires.
•Garantir la délivrance des documents administratifs dans le respect des différentes règlementations en vigueur
•Organiser et assurer le bon déroulement des scrutins électoraux (mise en place des listes, installation et préparation des bureaux de vote, gestion des PV de vote)
•Assurer les missions de sous-régisseur concernant la vente de tous les produits assurés à l’accueil de l’hôtel de Ville et de la mairie-annexe : vignette stationnement, livres et autres produits dérivés de la collectivité et tout autre tarif relevant des régies pour lesquelles l’agent est habilité
•Organiser et assurer l’affichage des documents administratifs et veiller à la bonne gestion des documents affichés
•Organiser, garantir et assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques du service
•Assurer la constitution et la gestion des différents dossiers relevant du Dispositif de Recueil et délivrer les documents envoyés par le CERT

MISSIONS SECONDAIRES :

•Assurer la gestion du courrier en cas d’absence de l’Assistante de la Direction Générale: réception, classement, complétude du tableau de suivi du courrier. Profils recherchés COMPÉTENCES :
•Maîtrise des logiciels de gestion utilisés par le Ville de Lacanau et notamment de l’Etat-Civil, des élections, du cimetière, la facturation (émission des titres de stationnement) et du Dispositif de Recueil permettant la délivrance des pièces d’identité…
•Parfaite maîtrise des logiciels de bureautique et messagerie (word, excel, outlook…)
•Maîtriser les techniques d’accueil du public et connaître les règles de communication, gestion des publics difficiles et l’écoute active
•Organiser, structurer et archiver les dossiers de travail du service
•Rendre compte régulièrement de son activité
•Ecouter, analyser les demandes de ses interlocuteurs et leur apporter une réponse adaptée

QUALITÉS :
•Confidentialité et discrétion professionnelle
•Autonomie dans l’exécution des tâches confiées
•Rigueur professionnelle et capacité à organiser efficacement son travail
•Sens des responsabilités
•Capacité à communiquer et dialoguer, sens de l’écoute et de la diplomatie