Assistant de direction (h/f)

Assistant de direction (H/F)

Missions :
- Préparation et suivi des rapports Assemblée Plénière et Commissions Permanentes présentés aux sessions en lien avec la Responsable administrative et financière,
- Organisation des évènements
- Missions d’assistante auprès du Directeur (gestion d’agenda, préparation des réunions, des dossiers, rendez-vous…)

Activités :
- Préparation des sessions : listes, saisie des rapports dans Posactes, création, demandes d’avis, modification, transmission au SAC, envoi aux élu(es) (pré-commission d’étude et travail et commission d’étude et travail) et suivi des sessions (envoi des conventions via Adobsign),
- Organisation des grands évènements, recherche des lieux, logistique,
- Garantir l’interface avec la DGS, les Directions, le Cabinet, le protocole et les partenaires institutionnels et extérieurs,
- Préparation et suivi des dossiers administratifs de tiers (membres et/ou invités) pour remboursement des frais et/ou vacations,
- Planifier les agendas, les réunions ou rendez-vous avec les partenaires internes et externes,
- Préparer les dossiers correspondants,
- Suivre l’activité de la direction, participer aux réunions de direction et rédiger les comptes-rendus,
- Transmission des courriers sur Elise et suivi d’Akio
- Préparer les déplacements du Directeur,
- Organiser le bon fonctionnement matériel de la direction,
- Coordination des échanges avec les services,

L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service.

Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.

L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.

Savoirs théoriques complémentaires :
- Aisance relationnelle
- Connaissance des outils de communication
- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement des services, des compétences de la collectivité et des procédures internes
- Bonne culture générale
- Connaissance des procédures des sessions et envoi des conventions via Adobsign

Savoir faire :
- Aisance rédactionnelle et orale
- Maitrise des logiciels bureautiques et spécifiques à la Région
- Construire des outils d’aide à la décision
- échanges relationnels avec les assistantes élu(es), Cabinet, DGAS et partenaires institutionnels
- Réserver et gérer les espaces communs

Savoir être :
-- Discrétion et confidentialité
-- Autonomie
-- Rigueur
-- Fiabilité
- Diplomatie
- Capacité relationnelles
-- Réactivité

FORMATIONS ET DIPLÔMES :

Formation assistante de direction

Gestionnaire pour la préparation des sessions