Assistant(e) administratif(ve) et accueil (h/f)

MISSIONS :

1/ Accueil physique et téléphonique
2/ Assistanat administratif
3/ Logistique de site

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

- Accueil physique / téléphonique
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du centre.
- Assurer la bonne orientation et information des bénéficiaires et des visiteurs.
- Renseignement et prise de message des appels entrants

- Logistique de site
- Veiller au respect du planning
- Assurer la bonne application des procédures administratives en vigueur.
- Respecter et faire respecter le règlement intérieur
- Veiller à la conformité de l'affichage obligatoire
- Affichage
- Fonctionnement (EDF / ORANGE / XEROX / Machine à boisson
- Inventaire et commande des fournitures
- Accueil et contrôle identité aux examens

- Assistanat administratif
- Impression des documents administratifs relatifs à la constitution des dossiers des bénéficiaires du site
- Saisie, impression et envoi des courriers aux bénéficiaires du site : convocations, relances
- Classeur = dossier par stagiaire (contrôle des documents obligatoires + liste des stagiaires)
- Saisie des heures dans le Suivi par action - chaque mois
- Saisie des enquêtes de satisfaction des bénéficiaires du site
- Prise de rdv et organisation des entretiens

PROFIL :
Disponibilité, flexibilité, adaptabilité et discrétion.
Communication exemplaire à l'oral et à l'écrit
Qualités d'organisation et de suivi
Maîtrise des outils bureautiques - principalement WORD / EXCEL / OUTLOOK

CONDITIONS CONTRACTUELLES :
- Type et durée du contrat : CDD de 12 mois - 35 heures hebdomadaires
- Salaire : De 1948 € bruts
- Avantages : Carte Restaurant, 100% de prise en charge transport, mutuelle d'entreprise, 36 jours de congés annuels

Experience: 3 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Assurer la gestion administrative d'une activité,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Facilité utilisation numérique,Maitrise WORD et EXCEL

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.