Assistante de direction

Vos missions

Description de la mission

Présentation Centre d’Education Motrice de Garches

Le CEM de Garches compagne des jeunes de 18 à 25 ans présentant des déficiences motrices et neurologiques dans un projet d’insertion sociale et professionnelle (iem).

Le projet individualisé est décliné sur le plan socio-éducatif, médical et rééducatif pour tendre vers le bien-être et l’épanouissement de la personne dans un contexte qui encourage l’autodétermination et la participation sociale.

Le secrétariat de Direction a pour fonction d’assister la directrice afin d’optimiser la gestion de son activité (gestion de planning, communication, préparation de réunion, accueil …). Elle organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.

Fonction Secrétariat de direction :

Assurer l’accueil physique du personnel, des usagers, des visiteurs externes.

Actualiser les informations professionnelles et réglementaires, et assurer le classement et l’archivage.

Constituer les dossiers administratifs auprès des différents organismes dans le cadre de séjours thérapeutiques.

Organiser et rédiger les compte-rendus des réunions institutionnelles (CODIR, CVS, réunion générale, autres…).

Faire les communications institutionnelles (personnel, familles des usagers, partenaires, articulation avec l’EREA…).

Recueillir les informations sur le bilan d’activité et constituer le dossier.

Suivre les stages des professionnels au CEM + des usagers et archiver toutes les conventions.

Organiser les pré-rentrées en août des nouveaux usagers.

Fonction Support – RH :

Travailler en étroite collaboration avec le service RH.

Gérer les absences (arrêt de travail, accident du travail, enfant malade…).

Mettre à jour les octimes de pro rattachés à la directrice

Suivre les formations (conventions, transmettre les convocations et informations au personnel, facturation…).

Fonction Transport :

Travailler en étroite collaboration avec les transporteurs.

Elaborer les tournées des jeunes des 2 DAI pour la rentrée, les journées d’ouverture et les transports exceptionnels

Suivre les réservations de véhicules du CEM sur l’agenda gmail et planifier

Suivre les entretiens des véhicules et les déplacements aux garages

Localisation de l’établissement :

Garches : 30 mn de Paris Ligne L - A 13 sortie Vaucresson

Conditions / Avantages de travail :

Convention collective FEHAP 1951

3/4 Vacances pendant les congés scolaires

Modulation annuelle du temps de travail temps plein annualisé : 41h par semaine

Et vous

BTS assistante de manager ou équivalent

Compétences et connaissances professionnelles :

Normes rédactionnelles

Outils bureautiques

Méthode de classement et d’archivage

Gestion des priorités

Qualités professionnelles :

Discrétion

Rigueur

Organisation

Polyvalence

Aisance relationnelle