L'Université de Reims Champagne-Ardenne recrute un(e) assistant(e) de direction au sein du pôle direction du patrimoine immobilier.
Le poste d'assistant(e) de direction implique plusieurs missions clés pour assurer le bon fonctionnement de l'organisation. La première mission consiste à soutenir l'organisation et la gestion administrative de la direction. Cela comprend l'accueil des visiteurs, la gestion des appels téléphoniques et des courriels. Il devra fournir des informations de base aux interlocuteurs internes et externes et les orienter vers les bonnes personnes. Il supervisera l'astreinte téléphonique pendant la journée et s'occupera des documents papier, des archives, ainsi que de la gestion des fournitures de bureau et des réservations de véhicules. Il devra également relancer les interlocuteurs internes et externes, recevoir, enregistrer et distribuer le courrier, et gérer les parapheurs internes tout en aidant ses collègues sur les dossiers financiers, comme la préparation des commandes et la vérification des factures.
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La deuxième mission porte sur l'assistance à l'organisation et au fonctionnement entre les services. L'Assistant sera chargé de planifier des réunions, de gérer les agendas et d'organiser les déplacements. Il devra créer et mettre à jour les procédures et la documentation professionnelle liées aux activités de la direction, ainsi que gérer les tableaux de suivi. Il veillera aussi à suivre les demandes administratives et à maintenir la communication entre l'agent comptable et les chefs de pôles pour obtenir les justificatifs nécessaires.
La troisième mission concerne la gestion administrative des dossiers des ressources humaines. En tant que référent RH, l'Assistant s'occupe des contrats, des arrêts maladie, des accidents de travail et des demandes de formation, ainsi que des renouvellements de contrat pour les remplaçants. Il informe le personnel de la direction sur les questions liées aux ressources humaines, comme la gestion des acomptes et les procédures de remboursement. L'Assistant sera aussi responsable de la gestion des ordres de mission, des congés de l'équipe et des documents RH, tout en traitant des données confidentielles avec les chefs de services et la direction.
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