Assistant administratif (f/h)

Placé idéalement au coeur de la Région Nouvelle-Aquitaine, le département

de la Charente offre l'avantage d'une agréable qualité de vie et de paysages très divers. Charente limousine, Charente périgourdine, pays du Cognac, vallée

de l’image d’Angoulême, constituent des atouts économiques et culturels pour le

département.

De nombreux et grands festivals y sont organisés toute l'année : le festival

international de la Bande dessinée y côtoie le Festival du Film Francophone, le Festival

Blues Passion, Musiques Métisses ou le Festival des Musiques du monde à Confolens.

Ouvert sur les métropoles, le département de la Charente est accessible grâce aux axes nationaux et la LGV qui desservent ses territoires.

Tourné vers le développement de l’image de son territoire, le Département de la Charente

accorde une importance particulière à l’éducation, à travers les collèges dont il a la charge, à l’accessibilité de ses territoires, à travers l’entretien des routes départementales, et aux solidarités humaines, à travers les maisons des solidarités.

Sous l'autorité hiérarchique du médecin chef de PMI (50 %) et du chef du service agréments et modes d'accueil (50 %).

Au sein de la PMI, l'agent aura la charge de traiter les informations entrantes provenant des certificats de santé obligatoires, des courriers sécurisés émanant des maternités ainsi que des avis de naissance (en polyvalence avec un autre agent). Il participera également à l'accueil téléphonique du service en binôme avec la secrétaire avec laquelle il coopérera également pour la gestion des commandes, des matériels, et de tâches de secrétariat.

Au sein du SAMA, il aura la charge du secrétariat du chef du service mais également un appui aux gestionnaires de dossiers agréments. Il assurera l'interface entre le service SAMA et les professionnels de PMI en territoire pour le suivi des assistants maternels et familiaux.

Mission 1 : Traitement des certificats de santé obligatoires, des flux des avis de naissances et transmission des fiches de liaison émanant des maternités (25%)
- Saisir dans le logiciel HORUS les certificats de santé obligatoires arrivant par enveloppes T (8ème jour, 9ème mois et 24ème mois) et alimenter ainsi le dossier santé informatisé pour que chaque puéricultrice et médecin puisse avoir connaissance des antécédents des enfants et puisse proposer un suivi par la PMI
- Gérer la messagerie sécurisée et les fiches de liaisons émanant des maternités qui doivent être transmises le matin même à la puéricultrice du territoire correspondant, afin de permettre la prise en charge de l'enfant concerné
- Récupérer et traiter les flux informatiques provenant des mairies (la saisie des actes de naissance est effectuée en polyvalence avec un autre agent)
- Diffuser les carnets de santé aux maternités, médecins, famille.

Ces tâches quotidiennes sont primordiales, elles sont le point de départ de toute l'action de la PMI sur le territoire charentais.

Mission 2 : Secrétariat du chef de service agréments et modes d'accueil (25%)
- Planification, réservation et gestion des réunions d'information du service (assistants familiaux, assistants maternels, MAM, CCPD)
- Création et mise en forme de documents divers
- Accueil téléphonique
- Suivi du planning et des congés du service (logiciel RH)
- Gestion et distribution du courrier et gestion des commandes des fournitures du service
- Traitement de dossiers/projets ponctuels du service

Mission 3 : Secrétariat du médecin chef de PMI (en binôme) (25%)
- Accueil téléphonique
- Gestion et distribution du courrier
- Gestion des commandes des fournitures du service et des médecins de PMI
- Gestion des commandes du matériel mis à disposition des médecins sur les territoires, de leur maintenance et de leur renouvellement
- Gestion des abonnements aux revues médicales et de leur mise à disposition des puéricultrices et médecins
- Traitement des bons de lait et autres commandes urgentes à la demande des puéricultrices ou des médecins des territoires
- Interface entre les équipes sur le terrain, les écoles (d'infirmières de puéricultrices et de sages-femmes) et les étudiants effectuant un stage dans les services
- Traitement de dossiers et projets ponctuels du service

Mission 4 : Gestion des dossiers des assistants maternels et familiaux (25%)
- Suivi des mises à jours des dossiers des assistantes maternelles en lien avec le logiciel SOLIS
- Suivi des stocks des documents administratifs liés aux agréments
- Vérification des agréments dans le cadre des demandes de dépassement de capacité
- Réservation des salles pour les formations obligatoires des assistants maternels
- Participation à l'archivage des dossiers des assistants maternels et familiaux
- Missions transversales pour l'ensemble de la direction dans le cadre du maintien de la continuité du service public de façon ponctuelle

Savoirs :

Connaissance de l'environnement des collectivités locales

Organisation, fonctionnement, missions du service PMI et SAMA au sein de la direction enfance famille

Utilisation des logiciels bureautiques courants

S’acquitter des tâches courantes de secrétariat, mettre en forme un courrier des cheffes de service, rédiger des courriers et mails simples en lien avec les tâches quotidiennes

Savoir-Faire :

Organiser, prioriser et planifier les différentes tâches

Appliquer les procédures des différents logiciels métiers (HORUS, SOLIS, RH)

Relayer les informations importantes et urgentes

Savoir-Être :

Faire preuve de sens relationnel

Avoir l'esprit d'équipe

Être rigoureux et méthodique

Être disponible et impliqué