Assistant administratif

La Ville de CAVAILLON (27 075 habitants)

Porte du Luberon – Vaucluse – à 25 km d’Avignon

Ville du Luberon, Cavaillon se situe en Provence, à 30 km d'Avignon, 60 km de Marseille, avec une sortie sur l'autoroute A7.

Idéalement située géographiquement, Cavaillon est une ville attractive basée sur un site géographique d’exception, le long de la Durance et au pied de la colline Saint-Jacques.

La Ville recrute pour son Service Ecoles et Education,

par voie statuaire ou à défaut contractuelle, un.e

Assistant administratif aux affaires scolaires (H/F)

Cadre d’emplois des adjoints administratifs, Catégorie C, à temps complet

Sous la hiérarchie de la Responsable des Affaires scolaires, vous rejoignez une équipe administrative de 8 agents assurant un travail partenarial au service de 12 écoles et 75 agents.

Votre mission principale est d’assurer une assistance de direction : (Quotité de travail : 70%)
- Gestion du courrier du service et des parapheurs : enregistrement, orientation et rédaction, suivi des circuits de diffusion ;
- Gestion et secrétariat des réunions et commissions : planification, compte-rendu, organisation logistique ;
- Suivi des conseils d’écoles : convocations, comptes-rendus, suivi des remontées ;
- Suivi des calendriers et participation à la préparation des conseils municipaux : rétroplanning, commissions et délibérations ;
- Suivi des commandes et des factures des écoles en binôme avec la gestionnaire école
- Gestion administrative de divers dossiers en fonction des demandes (service minimum d’accueil, réalisation de dossiers, synthèses, tableaux d’analyse…).

Aussi, vous avez la mission d’effectuer un suivi administratif, financier et logistique des moyens en lien avec les écoles. (Quotité de travail de 30%)
- Gestion des transferts des demandes de travaux des écoles via E-ATAL ;
- Gestion des demandes d’utilisation des locaux scolaires en lien avec la gestionnaire école : courriers, conventions, commissions de sécurité, information auprès des directeurs d’écoles, coordination avec les services municipaux ou partenaires ;
- Gestion des trousses PPMS, des inventaires mobiliers et de la logistique des élections des parents d’élèves ponctuellement ;

Compétences et qualités requises :

Vous avez une formation en gestion administrative et comptable et une expérience confirmée dans une collectivité territoriale dans l’assistance de direction, la gestion administrative et la comptabilité publique. Une expérience dans le domaine de l'éducation ou tout domaine similaire est un atout majeur pour ce poste.

Vous avez une bonne capacité rédactionnelle et de synthèse et une aisance dans l'utilisation des outils informatiques, notamment les logiciels de bureautiques.

Organisé.e, rigoureux.se, réactif.ve, proactif.ve, vous avez un attrait pour le travail d’équipe et transversal et des qualités relationnelles et communicationnelles qui vous permettent de collaborer avec diplomatie, pédagogie et un sens de la discrétion et de la confidentialité.

Permis B requis pour les déplacements.

Conditions d’exercice du poste :

Spécificités : Travail sur écran ; posture assise et des déplacements à prévoir.

Poste à temps complet de 36h 38h par semaine à pourvoir dès que possible ou annualisé ?

Amplitude horaire de 8h-12h à 13h15-17h30 00 du lundi au vendredi sauf mercredi 8h-12h 14h-17h

25 jours de congés annuels + 5 17 jours de RTT par an

Rémunération statutaire + régime indemnitaire (RIFSEEP)

Prime de fin d’année au prorata de la présence (montant estimatif : 1 080 € brut)

Participation possible de la collectivité à la cotisation mutuelle du foyer et au contrat collectif de prévoyance

Accès à l’offre de loisirs et d’avantages du CNAS (https://www.cnas.fr/catalogue)