Adjoint administratif polyvalent (h/f)

Descriptif de l'emploi Marcellaz en Faucigny (canton de Bonneville), commune dynamique de plus 1000 habitants aux projets importants recherche son/sa adjoint(e) administratif(ve).
Missions ou activités ACCUEIL DU PUBLIC :
- Assurer l'accueil général du public : accueil physique, téléphonique
- Rassembler les pièces, rédiger les actes, assurer la diffusion des informations des dossiers liés aux reconnaissances, naissances, mariages, décès, PACS, demandes de changement de prénom, baptêmes civils (INSEE, mentions marginales,.).
- Etablir les extraits ou copies d'actes demandés par les usagers et les officiers publics.
- Etablir les démarches liées aux demandes de recensement des jeunes.
- Contrôler l'authenticité des attestations fournies.
- Assurer et suivre l'affichage d'informations réglementaires
- Constituer, actualiser et diffuser un fonds de documentation pour les administrés et les services.
- Recevoir et diffuser les informations des services de l'État, notamment en matière de santé, pollution, risques météo, plan canicule,

URBANISME / VOIRIE
- Réception et enregistrement des dossiers, renseignements des pétitionnaires, préparation et envoi des décisions (instruction assurée par la Communauté de communes)
Gestion de l'ensemble des dossiers d'urbanisme et de voirie en interne (DIA, arrêtés, délibérations.)

ÉTAT CIVIL :
- Rédiger les mentions marginales et courriers liés à l'activité.
- Remettre le formulaire règlementaire pour l'établissement d'un passeport ou d'une carte d'identité.
- Renseigner et orienter le public vers les structures habilitées à établir les dossiers.
- Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil (reconnaissance, naissance, mariage, décès.)
- Tenir à jour les registres d'État civil.
- Etablir les différents actes d'État civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès.).
- Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile.)
- Apprécier les actes d'état civil du pays d'origine (production du certificat de coutumes) et coopérer avec les traducteurs assermentés si nécessaire.
- Contrôler le droit à l'acte des mandants et délivrer les copies d'actes d'état civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès.) aux intéressés, notaires, mairies.
- Annuellement, transmettre le registre et les pièces annexes au Procureur de la République.
- Etablir et transmettre les tables annuelles et tables décennales.
- Recevoir et traiter les demandes d'attestations d'hébergement.
- Assurer et mettre en œuvre les démarches de recensement de la population, assurer l'encadrement des agents recenseurs.
- Recueillir les pièces, constituer les dossiers de demande de changement de prénom, apporter éclairage au Maire et à la direction.

CIMETIERE :
- Renseigner les administrés et les familles, les opérateurs funéraires.
- Rédiger et diffuser les titres de concessions nouvelles.
- Suivre le calendrier de renouvellement des concessions, établir et diffuser les titres correspondants.
- Etablir et suivre les procédures de reprise, d'abandons. de concessions
- Tenir et mettre à jour le plan du cimetière et les fiches d'emplacements
- Procéder à toutes les opérations d'attribution, fermeture, mutation, renouvellement et reprise des concessions (documents administratifs)

ÉLECTIONS :
- Assurer le suivi et la mise à jour de la liste électorale : recevoir les demandes d'inscription, mener les procédures de radiation.
- Enregistrer les demandes sur le logiciel, les transmettre à l'INSEE, surveiller les notifications de l'INSEE
- Préparer et diffuser les convocations aux membres de la commission.
- Préparer et suivre les réunions de la Commission.
- Etablir et diffuser les tableaux de mise à jour
- Editer et transmettre les cartes électorales
- Préparer et accompagner le déroulement des scrutins (en collaboration avec la secrétaire générale)
- Prévoir

Experience: 6 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Comptabilité générale,Logiciels comptables,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Planifier des rendez-vous,Accueillir, orienter, informer une personne,Assurer la gestion administrative d'une activité,Définir des besoins en approvisionnement,Organiser le traitement des commandes,Réaliser des opérations comptables,Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Utiliser les outils numériques

Qualification: Ouvrier spécialisé

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.