Un assistant de direction (h/f)

Placé sous la responsabilité de la Directrice de la Culture et du Sport, le titulaire du poste devra assurer les missions suivantes :

1 – Missions exercées en binôme avec l’Assistante de Direction en poste :

• Organisation de la vie professionnelle de la Directrice Culture et Sports

o Gérer l’agenda et organiser les rendez-vous en fonction des priorités ;

o Recevoir, transmettre les messages téléphoniques et les courriers ;

o Assurer l’accueil des interlocuteurs et les orienter si besoin auprès de l’interlocuteur compétent dans un esprit de courtoisie et de réserve ;

• Organisation et planification des réunions

o Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers de réunion ;

o Rédiger les ordres du jour en concertation avec la Directrice Culture et Sports ;

• Gestion de l’information, classement et archivage

o Préparer des dossiers ;

o Rechercher et diffuser l’information ;

o Trier, classer et archiver des documents.

2 – Missions spécifiques :

• Rédaction de compte rendus des réunions

o Noter les éléments lors des réunions ;

o Rédiger des comptes rendus ;

• Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques

o Saisir des documents de forme et de contenus divers (tableaux de bord, rétroplanning, etc.) ;

o Réaliser des supports de présentation (PowerPoint, Canva, Xmind, etc.) ;

• Diffusion de bonnes pratiques en matière de gestion administrative

o Établir des procédures/process ;

o Veiller à l’harmonisation des pratiques entre les différents pôle et services de la DCS ;

• Suivi des projets et activités de la Direction Culture et Sport en lien étroit avec le Responsable Administratif et Financier

o Renseigner les tableaux de suivi des activités du service ;

o Contrôler et fournir les documents nécessaires à la mission de la DCS ;

o Assurer le suivi des rapports via l’outil informatique Webdelib (validation, suivi, modification, respect des délais et circuits de procédures) ;

o Participer à la diffusion des informations utiles aux instances décisionnelles.

• Maîtrise des principaux logiciels bureautiques (LibreOffice et Microsoft Office) ;

• Connaissance des outils métiers de la Région Réunion appréciée (Astre Finance, GRR, GLPI, I-Parapheur, etc.) ;

• Rigueur et respect des règles de fonctionnement du service ;

• Savoir travailler en équipe et capacité à s’intégrer à une équipe jeune et dynamique ;

• Autonomie, motivation, envie d’apprendre sont indispensables sur ce poste ;

• Sens des relations humaines et sens du service public ;

• Gestion du stress ;

• Capacité à gérer les priorités ;

• Devoir de réserve, de confidentialité et de discrétion professionnelle.