Ensosp-assistant(e) de direction – assistant(e) du directeur-adjoint et directeur des études

GROUPE RIFSEEP : 3

Vos activités principales

1/ Tâches administratives:

• Gère les appels téléphoniques : réception, filtrage, orientation, prise des messages

• Traite les courriels : messagerie nominative, messagerie fonctionnelle de la direction

• Anticipe, organise et gère les rendez-vous, réunions, repas de travail et déplacements (réservation de salles, de transport, bons de commande, frais de mission)

• Recueille les éléments et constitue les dossiers techniques en amont des rendez-vous et des réunions

• Rédige, saisit, diffuse comptes rendus, notes et courriers

• Enregistre, diffuse, suit et clôture les courriers signalés et les fiches de suivi du courrier (identification sous Elise)

• Classe et archive les dossiers et documents divers

• Met à jour des listes de contacts partagés

• Gère les vœux en début d’année (actualisation de la liste de diffusion, envoi des vœux, réponses aux vœux reçus)

• Coordonne et sécurise le suivi des parapheurs, contrôle le respect de la charte administrative et met à jour le tableau de suivi des parapheurs

2/ Assistante du directeur des études:

• Travaille en transversalité avec les assistantes du pôle des études

• Assiste le chargé de mission stratégie et prospective

3/ Mise en œuvre des conseils de perfectionnement et des commissions spécialisées (3/an):

• Met à jour les membres, leurs secrétariats et leurs coordonnées

• Prépare et met en forme les ordres du jour

• Prépare, met en forme et archive les rapports

• Prépare et diffuse les courriels de convocation, d’envoi des rapports, de la fiche logistique et des codes de connexion à distance

• Assure le suivi logistique (réservation et mise en place des salles, réservation des hébergements, déplacements et des navettes, bons de commande restauration, reprographie et sténotypie, demandes d’édition des codes de visioconférence et WIFI)

• Prépare la feuille d’émargement, les chevalets et le plan de séance

• Fait signer la liste d’émargement en début de séance et note les présents connectés à distance

• Suit et met à jour le rétroplanning du CPERF et le bilan de satisfaction de l’organisation interne du CPERF

• Met à jour les tableaux de suivi des coûts

• Compile et archive les ordres du jour et les procès-verbaux

4/ Visites:

Sous l’autorité de la cheffe de cabinet, organise et veille à la bonne mise en œuvre des visites d’autorités, d’élus et de délégations.

Votre environnement professionnel

Activités du service

Le service de direction (Serdir) est le support de la direction de l’établissement, gestion quotidienne des activités administratives et logistiques liées à la direction. Il est le garant de l’action administrative de l’Ensosp.

Composition et effectifs du service

3 agents

Liaisons hiérarchiques

cheffe du service de direction

Directeur adjoint et directeur des études.

Liaisons fonctionnelles

Interne: les entités de l’Ensosp.

Externe: partenaires et interlocuteurs,DGSCGC, CNFPT, DDSIS.