Assistant(e) administratif(ve) en cdd de 3 mois et plus

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui ()
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé. Temps de travail Temps non complet, 28h00 hebdomadaire Descriptif de l'emploi Le Pays du Mans et le Pôle Métropolitain Mobilités Le Mans-Sarthe, territoires de projets de plus de 320 000 habitants, au service des forces vives de leurs territoires, recherchent un(e) assistant(e) accueil et logistique pour palier à l’absence temporaire d’une agente.

L’équipe en place composée de 30 collaborateurs est répartie sur 7 pôles :
- Pôle Direction
- Pôle Administratif
- Pôle Aménagement et Urbanisme
- Pôle Santé et cadre de vie
- Pôle Attractivité
- Pôle Mobilités
- Pôle Développement durable

Recruté(e) par le syndicat mixte du Pays du Mans, crée en 2002, vous travaillerez sur un poste mutualisé au service du Pays du Mans et du Pôle Métropolitain Mobilités Le Mans-Sarthe, au sein du pôle administratif. Missions / conditions d'exercice Placé(e) sous l’autorité de la responsable du pôle administratif, financier et juridique, vos missions principales seront :

Maintien de l’accueil physique et téléphonique, orientation du public vers les différents pôles
- Assurer un accueil de qualité sur place ou par téléphone valorisant l'image des deux syndicats
- Accueillir le public sur place ou par téléphone
- Recevoir, filtrer et orienter les appels
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement du Pays du Mans et du Pôle Métropolitain mobilités Le Mans-Sarthe (connaître l'organigramme de la collectivité et les missions des différents pôles)
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- Orienter le public vers les agents ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs

Gestion du courrier et diffusion de l’information et de la documentation
- Gérer le courrier :
- Réceptionner, distribuer et expédier le courrier
- Enregistrer informatiquement le courrier après ouverture et avant départ
- Mettre sous pli et affranchir
- Gérer les mails de l’accueil
- Afficher et diffuser l'information
- Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation
- Gestion des flux de documents entrants et sortants

Gestion des moyens matériels
- Gérer la réservation et la tenue salles, véhicules et matériels
- Gérer et suivre le bon état du matériel des syndicats
- Assurer la commande des matériels, produits d’entretien et de bureautique dans le cadre d’un budget défini et suivi des stocks
- Gérer les postes de dépenses correspondants en lien avec la responsable du pôle administratif, financier et juridique
- Assurer la logistique des bureaux et comités et syndicaux, commissions, etc. (réservation de salle, commande traiteur si besoin, logistique d’organisation de l’accueil)
- Assurer les échanges avec le syndic et les prestataires en charge des contrats de prestations de service (entretien des locaux, services postaux, sécurité incendie, photocopieurs, chauffage et climatisation, etc.)
- Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent.

Accompagnement de la responsable du Pôle administratif
- Accompagnement à la préparation des assemblées
- Gestion de l’ensemble des bases de données communes (élus, collectivités, partenaires, fournisseurs…)

Accompagnement des chargés de mission
- Assistante auprès de chargés de missions du syndicat mixte pour les aider sur certaines missions ou tâches (convocations des commissions, reproduction de pièces administratives et/ou documents, conception de dossiers, envoi de mails ou courriers)
- Préparation et organisation de rendez-vous et/ou réunions pour les chargés de mission Profils recherchés Formation BAC + 2 support à l’action managériale, gestion des entreprises et des administrations ou BAC professionnel gestion administration ou similaire avec expérience de nombreuses années.

Vous êtes organisé.e, et ré, avec une excellente capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
À l'aise avec le public et les outils bureautiques (word, excel et outlook niveau expert, etc.), vous savez communiquer efficacement et assurer un accueil de qualité.
Vous vous adaptez rapidement à un nouvel environnement de travail, vous veillez au respect des échéances et savez prioriser en fonction de l'urgence de la situation.

Vous recherchez une opportunité qui puisse vous permettre de mettre en avant vos compétences ? Dans un domaine riche et varié ? Alors n'attendez plus pour postuler !

Contraintes du poste :
- Devoir de réserve
- Disponibilité demandée lors des pics d’activités ou face à des urgences
- Respect impératif des échéances
- Une complémentarité et une forte solidarité entre les collègues au sein du pôle administratif est attendue afin d’assurer la bonne marche et la continuité du service