Assistant de direction (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Un poste d’Assistant de direction (H/F) est à pourvoir à la Direction de la Communication - Direction.

Sous l’autorité de la Directrice de la communication, l’agent prend en charge le secrétariat et la gestion administrative de la direction. Il contribue à la rédaction et à la mise en forme des supports de la direction. Missions / conditions d'exercice Missions :
Sous l’autorité de la Directrice de la communication, l’agent prend en charge le secrétariat et la gestion administrative de la direction. Il contribue à la rédaction et à la mise en forme des supports de la direction.
Principales activités :
•Mettre en forme et présenter des dossiers et documents :
-Mettre en forme les informations dans le respect de la cohérence éditoriale et du droit d’auteur et de l’image
-Mettre forme des documents
-Réaliser la revue de presse locale et le récapitulatif mensuel de l’actualité de la Collectivité avec les rédacteurs
•Suivre l'agenda de l'équipe (réunions, congés, rendez-vous etc) :
-Créer et gérer les plannings des événements
-Élaborer les tableaux de suivi et les partager
•Participer aux projets de la direction :
-Organiser les réunions
-Enregistrer les commandes et faire leurs suivi (fournitures de bureau, autres demandes)
•Participer à l’organisation des événements et manifestations institutionnelles :
-Organiser, planifier et suivre la production d’émissions télévisées pour atteindre les objectifs définis
•Vérifier la qualité des documents administratifs liés à l’activité de la direction :
-Participer à la rédaction et à la relecture des invitations, communiqués de presse
-Collecter des informations pertinentes auprès des services et les faire valider avant transmission

•Réceptionner et diffuser les informations :
-Élaborer des solutions de partage de documents
•Faciliter les échanges entre la direction et les partenaires internes et externes
•Participer à la veille des informations médiatiques pour répondre aux besoins d’informations des services
•Assurer l’accueil physique et/ou téléphonique :
-Prendre en charge et orienter les contacts téléphoniques
•Gérer les courriers arrivée et départ :
-Traiter, enregistrer et faire le suivi des documents dont le courrier
•Classer et/ou archiver les dossiers :
-Mettre en place des procédures en lien avec la Directrice

La résidence administrative est fixée à Saint-Denis Profils recherchés -Poste ouvert au cadre d’emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux
Recrutement par voie statutaire ou par voie contractuelle
-Connaissance du fonctionnement des collectivités et leur environnement
-Connaissance des techniques et outils de communication
-Connaissance des outils d’infographie
-Connaissance des techniques rédactionnelles
-Connaissance des outils bureautiques et informatiques
-Connaissance des Techniques de secrétariat (mise en forme de dossiers, frappe, etc.)
-Capacité à communiquer à l'écrit et à l'oral
-Capacité à orienter la demande au sein des services
-Capacité à communiquer en s'adaptant aux différents types d'interlocuteurs internes et/ou externes
-Capacité à planifier et organiser son travail
-Sens de l’écoute et du relationnel
-Sens des responsabilités
-Créativité, réactivité
-Discrétion, disponibilité, rigueur
-Esprit d'équipe
-Force de propositions