Groupe RIFSEEP: 1
Vos missions principales:
Principalement assistante de la directrice de cabinet, assurant un binômage avec l’assistante du Préfet, ce qui inclut les missions suivantes:
- Gestion de l’emploi du temps du Préfet et de la Directrice de cabinet (tenue de l’agenda, demandes d’audience, organisation des rendez-vous, réunions, déplacements, visites)
- Réception des appels téléphoniques et filtrage des communications
- Réception et tri du courrier adressé au nom personnel du Préfet et de la Directrice de cabinet
- Suivi du courrier (réponse aux invitations, remerciements, divers)
- Prise en note rapide de messages, courriers
- Suivi du fichier des personnalités et celui des élus
- Gestion des réceptions, déjeuners, dîners (élaboration des listes d’invités, cartons d’invitations, enregistrement des réponses, plans de table, menus)
- Gestion du budget de fonctionnement de la résidence Préfet et de la Directrice de cabinet
- Gestion des frais de réception et de représentation Préfet et Directrice de cabinet
- Classement des dossiers Préfet et Directrice de cabinet
- Visuel sur la boîte messagerie fonctionnelle Directeur de cabinet et Préfet
Votre environnement professionnel:
Activités du service: Cabinet du Préfet
Composition et effectifs du service: 30
Liaisons hiérarchiques: Préfet et Directrice de cabinet
Liaisons fonctionnelles: sous-préfets, chef de cabinet, chefs de service de l’État, élus, chefs d’entreprise, représentants syndicaux, représentants milieu associatif, etc.
Activités supplémentaires: assurer une partie des missions de l’huissier lors de ses absences et de son «binôme» (diffusion courrier, circulation des parapheurs, accueil)
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