Assistant(e) de direction

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Dans le cadre du collectif de direction, le directeur des services techniques pilote et suit les activités du service technique. A cet égard le rôle de l’ de direction est essentiel pour accompagner la direction et le service sur l'ensemble des dossiers et projets dont elle /il a la charge. Missions / conditions d'exercice 1 / Assistance au Directeur des services techniques :
- Secrétariat du Directeur des Services techniques (gestion de l’agenda, lien avec les partenaires, aide au
traitement des priorités, courriers, archivage, etc…) ;
- Rédaction des comptes rendus de réunion et courriers de la direction ;
- Rédaction des actes administratifs qui concernent le champ des services techniques ;
- Préparation de notes explicatives (pour alimenter tout dossier administratif, demande de subvention,
rapport d’activité, etc…) ;
- Gestion administrative et juridique des procédures liées à une opération ;
- Traitement des délibérations de la direction ;
- Secrétariat des commissions travaux et urbanisme (Préparation, envoi des invitations aux élus et mise
à jour du chrono de suivi des commissions urbanisme et travaux) ;
- Gestion des bons de commande, des arrêtés et permissions de voirie ;
- En lien avec le directeur des services techniques et l’assistante finances et comptabilité, suivi des
subventions ;
- Mise en place de tableaux de bord de suivi d’activité.
2 / Lien avec les usagers :
- Accueil téléphonique et physique de la direction des services techniques (orientation des demandes et
suivi des réponses apportées aux usagers et partenaires) ;
- Suivi des réponses aux courriers et aux mails des habitants (suivi Chronopost, travail en lien avec les
responsables pour répondre aux besoins des habitants) ;
- Secrétariat de l’élu de secteur (prise de rendez-vous, gestion du suivi des parapheurs, etc.) ;
- Enregistrement des demandes des usagers :
o Reformuler la demande des usagers (habitants, services)
o Enregistrer la demande dans le fichier GUP / logiciel en cours d’installation
o Transmettre la demande au responsable concerné en cas d’urgence
o Alerter les techniciens lorsque le nombre de GUP non traité est anormalement élevé.
3 / Suivi des actes administratifs de la direction et gestion de l’activité de la direction :
- Mise en place, paramétrage et suivi du logiciel open ST (mise en oeuvre fin 2023-2024) en lien avec les
cadres et le directeur des services techniques ;
- Traitement des demandes d’arrêtés en lien avec le technicien (publication sur logiciel + envoi aux
partenaires) ;
- Traitement des demandes de DICT en lien avec le technicien ;
- Suivi du chrono des arrêtés et des DICT ;
- Suivi des plannings des services (régie bâtiment, maintenance bâtiment, Espaces Verts et voiries) ;
- Suivi de la gestion administrative du personnel des services techniques :
o Suivi du planning des présences et suivi des congés ;
o Envoi des primes d’insalubrité au service des Ressources Humaines.

4 / Gestion administrative des syndicats PIR et SIFOMA
- Elaboration des pièces administratives nécessaires à la tenue des conseils syndicaux (ordre du jour,
délibération, note de synthèse, compte-rendu, rapport d’activité, etc.) ;
- Convocation des élus aux conseils syndicaux. Profils recherchés Qualités professionnelles et personnelles :
- Rigueur et autonomie dans le travail ;
- Sens de l’organisation ;
- Force de proposition et de conseil ;
- Sens du relationnel et de la communication ;
- Aisance rédactionnelle.
Compétences :
- Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales ;
- Connaissances des missions dévolues aux Services Techniques ;
- Connaissances juridiques appréciées ;
- Maitrise de l’outil informatique (pack office) ;
- Gestion du logiciel CIRIL Finances.
Exigences spécifiques :
- Polyvalence ;
- Diplomatie ;
- Ponctualité et assiduité ;
- Respect impératif des délais
Contractuel de 2 ans