Assistant(e) de direction travaux (h/f)

Vous recherchez un poste où vous pourrez structurer, organiser et optimiser ? Cette opportunité est faite pour vous !
En pleine phase de structuration, notre entreprise souhaite intégrer un(e) Assistant(e) de Direction Travaux autonome et force de proposition pour créer des procédures efficaces et fluidifier la gestion administrative des chantiers.
Ce poste est une création, ce qui signifie que vous aurez une grande liberté d'organisation et la possibilité de mettre en place des méthodes de travail efficaces en collaboration avec la direction, la Secrétaire Générale et la Gestionnaire RH.
Vos missions au quotidien
1-Appels d'offres et mémoires techniques :
Rédiger et structurer les mémoires techniques pour répondre aux appels d'offres (marchés publics et privés).
Constituer les dossiers administratifs nécessaires aux candidatures, y compris via le DUME (Document Unique de Marché Européen).
Effectuer une veille proactive sur les opportunités de marché.
2-Mise en place et gestion des outils administratifs liés aux travaux :
Structurer et organiser la gestion administrative des dossiers travaux.
Définir et optimiser les procédures internes en lien avec la direction.
Mettre en place un suivi rigoureux des plannings et des documents contractuels liés aux chantiers.
Intégrer et exploiter l'outil Codial pour le suivi administratif et financier des projets.
3-Relais administratif clients & fournisseurs :
Assurer un suivi administratif rigoureux des relations avec les clients et fournisseurs.
Gérer les commandes, bons de commande, factures et contrats en lien avec la comptabilité.
Effectuer les relances nécessaires et veiller au respect des délais de paiement et de livraison.
Gérer la facturation via Chorus Pro pour les marchés publics.

Un rôle clé dans la structuration de l'entreprise
Ce poste ne se limite pas à exécuter des tâches administratives ! En tant qu'Assistant(e) de Direction Travaux, vous jouez un rôle transversal et structurant dans l'entreprise :
Mise en place et optimisation des process pour améliorer l'efficacité administrative.
Interaction avec plusieurs services :
Direction : Définition des priorités et des axes d'amélioration.
Secrétaire Générale : Suivi administratif global et reporting.
Gestionnaire RH : Transmission des éléments liés aux plannings et aux dossiers du personnel.
Proposition d'outils et de méthodologies pour structurer ce nouveau poste.

Compétences comportementales :
Autonomie et prise d'initiative : Vous êtes capable de structurer votre propre poste et d'être force de proposition.
Rigueur et organisation : Vous mettez en place des méthodes efficaces et claires.
Esprit d'analyse et capacité à optimiser : Vous identifiez les points d'amélioration et proposez des solutions.
Communication et pédagogie : Vous savez échanger efficacement avec la direction et les autres services pour fluidifier les process.
Polyvalence et capacité d'adaptation : Vous êtes à l'aise pour jongler entre différentes tâches et gérer les imprévus.
Fiabilité et sens des responsabilités : Vous prenez en main les projets avec sérieux et engagement.

Votre profil
Expérience confirmée dans un poste similaire, avec une capacité à structurer et organiser une nouvelle fonction.
Maîtrise des outils bureautiques et logiciels spécifiques : Excel, Teams, Chorus Pro, Codial, DUME.
Aisance rédactionnelle et excellente orthographe (essentielle pour la rédaction des mémoires techniques).
Esprit d'analyse, autonomie et sens des priorités sont vos maîtres-mots.
Vous aimez travailler en équipe et avez un bon relationnel.

Experience: 4 An(s)

Compétences: Code des marchés publics,Méthode de classement et d'archivage,Normes rédactionnelles,Procédures d'appels d'offres,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Utiliser les outils numériques,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Lancer et gérer un appel d'offres,Organiser des réunions et des visites de chantier,Réaliser des opérations comptables,Répondre à un appel d'offre

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Travaux de peinture et vitrerie

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de curiosité : Capacité à aller chercher au-delà de ce qui est donné à voir, à s'ouvrir sur la nouveauté et à investiguer pour comprendre et agir de façon appropriée.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.