Assistant de direction (f/h)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Management Non Descriptif de l'emploi Placé sous l’autorité directe du directeur et de la cheffe de service assistance de direction, et en lien avec le directeur départemental adjoint, la directrice administrative et financière (DAF/sous-directrice des fonctions transversales), l’agent apporte une aide permanente à la direction (directeur départemental et son adjoint, sous directeurs, chef du groupement de la coordination territoriale, chef de la communication et affaires institutionnelles) en termes d’organisation personnelle, de gestion de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers. Missions / conditions d'exercice L’agent effectuera les missions suivantes :
•organisation permanente de l’activité professionnelle de sa hiérarchie :
oaccueil physique et téléphonique de l’équipe de direction ;
o gestion des agendas et des prises de rendez-vous de l’équipe de direction ;
oorganisation et suivi des déplacements de l’équipe de direction ;
osuivi de l’arrivée du courrier ;
orelation avec les autres collectivités, partenaires extérieurs, services et élus ;
omise à jour des organigrammes, annuaires et listes diverses ;
orappel des informations importantes et transmission des messages ;
oclassement et archivage ;

•suivi des projets et activités de la direction :
oorganisation et planification des réunions (comités de direction, dialogue social) ;
oparticipation aux différentes réunions et rédaction des comptes rendus ;
oorganisation et préparation des séances du conseil d’administration, du bureau délibérant, de la commission administrative des services d’incendie et de secours (CATSIS) de Saône-et-Loire, de la formation spécialisée en matière de santé, de sécurité et des conditions de travail (FSSSCT) ;
ogestion et suivi budgétaire des crédits alloués à la direction et à la communication ;
osuivi de dossiers transversaux gérés par la direction ;
oorganisation de cérémonies départementales, en lien avec le groupement de la communication et des affaires institutionnelles (GCAI) ;

•réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
osuivi de l’application de la charte administrative et accompagnement quotidien des services et territoires ;
oprise de notes, mise en forme de tous types de courriers ou documents ;

•composante communication :
ocontinuité de service de la chargée de communication ;
oveille des réseaux et revue de presse quotidienne ;
oréalisation par infographie des cartons d’invitations et supports bureautiques de l’établissement : cartons d’invitation aux cérémonies et temps institutionnels de l’établissement, affiches de bureau, calendriers des échéances et comités, organigrammes, répertoires, trombinoscopes…
oréalisation des cartons d’invitation et dossiers de presse des temps forts institutionnels et notamment les cérémonies départementales ou à portée départementale ;
ogestion des abonnements de la presse locale et spécialisée. Profils recherchés FORMATION ET DIPLÔMES :
•BTS « support à l’action managériale » ou licence en communication publique ;
•expérience dans une collectivité ou un établissement public requise.
CONNAISSANCES :
•maîtrise :
odes principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte-rendu ;
odes règles d’orthographe et de syntaxe ;
odes logiciels de bureautique (pack office) et des techniques et règles de secrétariat ;
ode la suite ADOBE CREATIVE SUITE et particulièrement des logiciels INDESIGN et ILLUSTRATOR ;
•connaissance du fonctionnement des collectivités et établissements publics, ainsi que des procédures et circuits administratifs ;
SAVOIR-FAIRE :
•intégration des priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du service, travail dans l’urgence ;
•fortes capacités rédactionnelles ;
•bon traitement de l’information et bonne structuration des idées ;
•expérience dans l’utilisation des réseaux sociaux et de la communication publique ;
SAVOIR-ÊTRE :
•sens du contact et qualité relationnelle ;
•aptitude au travail collaboratif ;
•autonomie et esprit d'initiative ;
•discrétion et respect exigé de la confidentialité ;
•organisation et rigueur ;
•aptitude à rendre compte et sens de la hiérarchie ;
•grande disponibilité.