Assistant de la direction de l'éducation et du temps de l'enfant en cdd (h/f)

Sous l’autorité de la directrice de l’éducation et du temps de l’enfant, l’agent est chargé d’assister la direction dans l’organisation et la gestion administrative des différents secteurs. Il participe au suivi de dossiers spécifiques.

• Gestion administrative :
- Rédiger des courriers et des notes
- Organiser et planifier les réunions au sein de la direction avec les partenaires, en assurer le suivi, la prise de notes et comptes rendus
- Gérer les agendas de la directrice et du directeur adjoint
- Préparer les dossiers de la direction et assurer une organisation cohérente des différents dossiers
- Veiller au respect des échéances
- Faire le lien avec les services municipaux pour les demandes de la direction
- Centraliser la gestion du temps de travail des agents administratifs de la direction : congés, récupérations…

• Référant courrier entrant / sortant :
- Suivre le courrier des différents services de la direction sur le logiciel Elise
- Effectuer les relances auprès des services
- Veiller à la bonne rédaction des documents sortants

• Référant communication :
- Mettre à jour les informations de la direction sur le site de la ville
- Promouvoir les activités et projets de la direction sur le portail de la ville

• Assister la direction dans la gestion de dossiers spécifiques :
- Assister la direction dans l’organisation, la préparation, le traitement et le suivi des dossiers confiés
- Produire les analyses nécessaires
- Proposer des solutions sécurisées, des méthodologies d’organisation, des modalités de suivi/contrôle et organiser leur mise en œuvre
- Assister la direction pour élaborer les procédures internes et veiller à leur respect

• Formation supérieure de type BTS assistant de direction souhaitée

• Expérience similaire souhaitée

• Maîtriser les techniques de secrétariat

• Maîtriser les règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire

• Maîtriser les logiciels de bureautique : messagerie, Word, Excel

• Notions de comptabilité publique appréciées

• Connaissance du logiciel Elise appréciée

• Très bonne expression orale et écrite exigée

• Capacité à rédiger des notes et études

• Faire preuve d’autonomie et savoir gérer les priorités