Depuis 2003, nous accompagnons de manière professionnelle et conviviale les candidats et les entreprises sur des missions de recrutement en CDI, en CDD ou en intérim.
Exos recrutement accompagne depuis plus de 20 ans ses clients et candidats de manière conviviale et professionnelle sur des fonctions tertiaires en intérim, CDD et CDI.
Notre différence : étudier votre parcours pour vous proposer le poste qui vous ressemble!
Nous recherchons pour notre client, acteur public du financement de projets de développement des territoires, un.e assitant.e de direction de projet.
Dans le cadre de son activité ainsi que de la mise en œuvre de son programme « FabRIk », vous rejoindrez la division Administration et Projets Finance (APF).
La structure APF appuie les départements de la fonction Finance dans la réalisation de leurs projets informatiques. La division anime ces fonctions pour l'ensemble de la direction.
La division est constitué d'une quinzaine d'internes et d'une trentaine d'externes, principalement pour le pilotage et l'AMOA (Assistance à Maîtrise d'Ouvrage) des projets informatiques.
Quel sera votre rôle ?
Sous la responsabilité du responsable de division et des responsables de pôles, vous assurez la gestion administrative de la structure et notamment :
- Le suivi global par contrat en terme de nombre de jours consommés/restants et de facturations pour anticiper les éventuels appels d'offres de renouvellement - en s'assurant du respect de la limite globale en terme de budget.
- Le suivi des CRA (comptes rendus d'activités) des consultants et des commandes/réceptions.
- Le suivi des contrats et des AO (appels d'offres) / marchés subséquents
- La partie administrative concernant les lancements de nouveaux marchés : rédaction / mise en forme de documents avec validation du chef de projet ou d'un responsable de pôle et suivi avec les achats jusqu'à l'arrivée du consultant ou le renouvellement du contrat
- Gestion des échanges et justification des éventuels écarts de facturations / commandes avec les cabinets et la structure interne DSI qui suit les factures (AQT)
- Le suivis et les relances de sujets transverses au niveau de la division : réalisation des formations MUST (Management Unité Stratégique), mise à jour de la base des temps passés etc…
- La mise en forme de certains supports de réunions / comptes rendus.
Sujets non exhaustifs, susceptibles d'évoluer en fonction des priorités à gérer.
Vous vous reconnaissez dans ce descriptif? vous avez envie de faciliter le quotidien de collègues en les allégeant de la part administrative de leur poste et en suivant les budgets alloués?
- Formation universitaire supérieure Bac + 2/3
Vous justifiez d'un minimum de 5 années d'expérience en gestion administratives / suivis de factures et budgétaire.
- Vous êtes reconnu.e pour votre rigueur.
- Vous êtes organisé.e et savez prioriser les tâches qui vous incombent.
- Vous êtes réactif.ve et orienté.e résultat
- Concrètement :Vous possédez un bon sens de l'écoute, des capacités de communication et de persuasion.
- Vous êtes avenant et aimez coordonner des équipes internes et/ou externes.
- Vous avez de l'aisance dans le suivi des chiffres, un bon sens de la planification et de l'organisation.
- Vous êtes force de proposition.
- Vous faites preuve de capacité d'analyse et de synthèse.
Contexte de travail international nécessitant un niveau d'anglais avancé voire courant.
- Vous maîtrisez les logiciels suivants de la suite Office : Excel, Word, Powerpoint
Poste à pourvoir dès que possible.
Mission d'intérim liée à un pic d'activité. Renouvelable jusqu'à 3 mois.
Basé à Paris (12eme) secteur gare de lyon/Bercy.
Base Rémunération selon expérience : 35 à 45k€ annuel
Avantages : 35h - pas d'heures supplémentaires, 50% Navigo, Jours Télétravail indemnisés, 10% ICP, 10% IFM
Soucieux de l'égalité des chances, nous sommes certifiés A Compétence Egale et signataire de la Charte de la diversité
Vous vous reconnaissez dans ce descriptif? vous avez envie de faciliter le quotidien de collègues en les allégeant de la part administrative de leur poste et en suivant les budgets alloués?
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