Assistante administrative à l'alpha

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi La communauté d'agglomération du GrandAngoulême est un établissement public de coopération intercommunale (EPCI) située dans le département de la Charente et dans la région Nouvelle Aquitaine. La ville centre est Angoulême. GrandAngoulême couvre un territoire de 38 communes et compte 141 000 habitants.

L'Alpha est une médiathèque communautaire, dont l'action est structurée par l'éveil culturel et l'accompagnement à la parentalité, l'inclusion sociale, la lutte contre l'illettrisme, l'inclusion numérique et la recherche d'un esprit tiers-lieu et d'innovation, en cohérence avec les enjeux sociaux et environnementaux de la communauté.

Rejoignez l'équipe de la médiathèque l'Alpha, composée de 40 agents, 5 600 m² d'espaces publics, 220 000 documents répartis en trois " Mondes ", espaces d'exposition, auditorium, café.

GrandAngoulême recrute :
1 Assistant(e) administratif(ve) (F/H)
Cadre d'emplois des Adjoints administratifs territoriaux (Cat. C)
- Emploi permanent-
(par mutation, détachement ou liste d'aptitude)

Vous êtes et dynamique, vous aimez travailler en équipe, vous avez une connaissance de la fonction publique et des procédures administratives, vous êtes sensibilisé(e) à la méthodologie de projet culturel. Votre profil nous intéresse.
Sous l'autorité de la responsable administrative et financier Missions / conditions d'exercice Assurer le suivi administratif
Contribuer à la gestion administrative, en lien avec responsables de secteurs et porteurs de projet
* Assurer le suivi des affaires courantes administratives en relation avec le responsable administratif et financier
* Participer à la coordination administrative de l'action culturelle avec les équipes de l'Alpha : rédiger les contrats, conventions et décisions, réserver les billets de train, hôtel, restaurant, pour les intervenants extérieurs, établir les bons de commande, garantir avec les équipes la formalisation administrative et les délais réglementaires des projets et animations
* Gérer les rendez-vous et les plannings de réservation (voitures, salles...)
* Gérer les appels téléphoniques, de l'interphone et du courrier : réception, rédaction, envoi
* Gestion des stocks fournitures administratives
* Classer et archiver des documents

Assurer le suivi RH et le suivi de la démarche prévention de l'équipement
* Suivre les tableaux de congés des agents, le suivi du plan de formations et l'organisation des évaluations
* Saisir les variables de paie
* Participer au suivi des procédures de recrutements
* Accompagner la démarche de prévention, les procédures et le suivi du document unique avec la référente prévention, la direction et les autres responsables de secteurs
* Suivre les fiches d'aptitude, mettre en œuvre les préconisations et évaluer

Assister la direction de l'Alpha
* Gérer les prises de rendez-vous et la rédaction de compte-rendu
* Garantir le suivi et les délais de réponses apportées aux courriers et aux demandes administratives du siège

Assurer les intérims du responsable de la cellule administrative et technique
Contribuer au projet d'établissement et participer au service public
* Assurer des plages d'accueil de service public
* Participer au renfort de service public dans les mondes
* Gérer les chariots retours et le suivi des livraisons le lundi
* Contribuer et participer aux travaux du projet culturel, scientifique, éducatif et social Profils recherchés * Titulaire ou à défaut de formation Bac à Bac + 2 en assistant de gestion administrative ou financière
* Connaissance du fonctionnement des collectivités
* Connaissances en finances publiques et en ressources humaines serait un plus
* Bonnes capacités rédactionnelles,
* Bonne pratique des outils informatiques (word et excel et power point), logiciels métiers (Hopi, Ciril finances, Ciril RH et actes office)
* Capacité à travailler en équipe et en transversalité
* Sens de l'organisation et de la rigueur
* Capacité à gérer les priorités et à mener plusieurs tâches de front
* Sens du service public, discrétion
* Capacité à alerter et à rendre compte