Assistante de direction

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi L'assistant(e) de direction apporte une aide permanente au directeur/trice de service en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers. Missions / conditions d'exercice Organisation de l'agenda du directeur de service
*Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
*Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
*Organiser les déplacements

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
*Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
*Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
*Organiser le classement et l'archivage des dossiers

Suivi des projets et activités de la direction
*Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
*Suivre l'exécution budgétaire du service
*Renseigner des tableaux de suivi des activités du service


Accueil téléphonique et physique au secrétariat
*Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
*Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
*Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

Organisation et planification des réunions
*Rédiger les ordres du jour en concertation avec le directeur
*Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
*Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus

Assistance administrative RH et financière
*Gère le courrier arrivé / départ des
*Gère les parapheurs arrivé / départ
*Assure la liaison et la transmission des absences (congés, mission...) à la Direction des Ressources Humaines
*Suivi des éléments comptables (factures, BC...)
MISSIONS CONNEXES
Assistance financière :
*Gestion des recettes liées aux services (redevances, subventions, titres...
*Gérer et suivre la perception des recettes
Organise et assure les procédures de recouvrement des redevances PFAC, PFB
*Assure la liaison et la transmission des documents avec le service des Finances et le Trésor Public, le CAS
*Assurer l'établissement des états de dépenses et les documents financiers correspondant
*Organiser les réunions de travail avec les partenaires
*Rédiger et diffuser les comptes rendus et procès-verbaux de réunions Profils recherchés SAVOIRS

-Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
-Fonctionnement des services de la collectivité
-Règles de l'expression orale et écrite de qualité
-Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
-Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
-Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
-Tableaux de bord et outils de planification et suivi
-Standard téléphonique, annuaire internet
-Annuaire de la collectivité et des partenaires
-Principes rédactionnels de la note de synthèse
-Principes rédactionnels du compte rendu
-Etre capable de distinguer les urgences


SAVOIR-ETRE
-Sens de la communication et du relationnel
-Discrétion et diplomatie
-Rigueur et sens de l'organisation
-Diplomatie
-Sens de l'anticipation et réactivité
CONNAISSANCE
-Connaissance de l'environnement territorial
-Organisation, contexte et enjeu de la collectivité ou de l'établissement public
-Missions du service public

BAC +2 en gestion administration
Expérience de 2 ans exigée