Assistant administratif de l'institut d'intelligence artificielle en santé - h/f

Description

Abréviations

* IIAS : Institut de l’Intelligence Artificielle en Santé Reims Champagne Ardenne
* EDS : Entrepot de Données de Santé
* CHU : Centre Hospitalier Universitaire
* DIM : Département d’Information Médicale
* DSN : Direction des Systèmes Numériques
* AAP : Appel A Projet

Missions

Gestion de l’agenda et des plannings

* Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du dirigeant.
* Participer à la gestion de l’agenda de l’équipe de l’IIAS.
* Gérer la boîte mail de la direction et assurer le tri, le suivi et la diffusion des courriels importants.

Gestion des dossiers et de la documentation

* Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la direction (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions, etc.)
* Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
* Rédiger des documents liés aux activités réalisées.

Organisation d’événements et de réunions

* Participation à la préparation et l’organisation des événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, visioconférences, etc.)

Coordination et communication

* Coordonner les différents intervenants de l’EDS (IIAS, DIM, DSN, etc.)
* Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
* Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe

Gestion administrative et financière

* Participer à la gestion administrative de l’équipe de l’IIAS
* Assurer la gestion de la facturation, des fournitures et des commandes nécessaires au bon fonctionnement de la structure
* Participer à la gestion administrative des locaux

Rédaction et veille

* Participer à la rédaction de documents (AAP, soumissions, articles)
* Assurer une veille sur les appels d’offres et AAP.

Profil recherché

Niveau de compétences et capacités requises

Niveau d’étude :

* Formation de niveau Bac +2/3 en assistanat de direction/manager
* Expérience professionnelle : débutants acceptés

Niveau de compétences :

* Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
* Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise…)
* Connaissances en gestion administrative
* Connaissance des normes rédactionnelles
* Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire
* Maîtrise de l’organisation d’événements
* Connaissances en gestion administrative du personnel et en gestion budgétaire
* Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord
* Connaissance d’un ERP (type SAP)
* Bon niveau d’anglais

Qualités requises :

* Dynamisme et réactivité
* Esprit d’initiative et autonomie
* Discrétion et respect de la confidentialité
* Organisation (capacité à prioriser)
* Rigueur
* Polyvalence
* Disponibilité
* Aisance relationnelle, sens de l’écoute et de la communication
* Esprit de synthèse
* Esprit d’équipe
* Capacité d’adaptation
* Capacité rédactionnelle (reporting, process, procédures, documentations, …)
#J-18808-Ljbffr