Assistant administratif accueil, vie citoyenne, etat-civil, elections

Firminy, Ville dynamique recherche un nouveau-nouvelle collaborateur-trice motivé(e), ayant le sens du service public, afin de rejoindre nos services municipaux et d’occuper le poste de :

Assistant administratif Accueil, Vie citoyenne, Etat-civil, Elections (H/F)

Située au carrefour de deux départements, au cœur de la Vallée de l’Ondaine, Firminy est depuis toujours un territoire dynamique. Quatrième Ville de la Loire en nombre d’habitants (17 000 hab.), commune membre de Saint-Etienne Métropole, Firminy est le pôle d’attractivité d’un bassin de vie rayonnant sur la Vallée de l’Ondaine, le Haut Forez et le bassin d’Yssingeaux en Haute-Loire.

Où se situe la Ville de Firminy :

https://www.google.com/maps/place/Firminy/data=!4m2!3m1!1s0x47f5b010c45e331d:0x4093cafcbe812e0?sa=X&ved=2ahUKEwj8qKqjz6D6AhWNxYUKHRTCAycQ8gF6BAhdEAE

Pourquoi venir au sein des services municipaux de la Ville de Firminy ?

Révéler vos atouts – Partager le sens du service public – Dynamiser votre parcours professionnel – Veiller à favoriser l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle – S’épanouir sur un territoire agréable et à taille humaine !

Au sein du pôle Relations Citoyennes et Attractivité Territoriale, l’Assistant administratif Accueil, Vie citoyenne, Etat-civil, Elections est placé directement sous l’autorité du Responsable du service Accueil, Vie citoyenne, Etat-civil, Election.

Il / elle assurera les missions suivantes :
- Accueillir, orienter et renseigner le public sur les missions du poste (accueil physique et téléphonique)
- Garantir et valoriser l’image de la collectivité et du service public
- Réception des déclarations et établissement des actes d’état-civil
- Tenue administrative des registres d’Etat-Civil
- Traitement des dossiers des cartes nationales d’identité et passeports
- Préparation des opérations électorales

Accueil Général de l’Hôtel de Ville :

• Accueil physique et téléphonique

• Pré-déclarations des naissances

• Traitement du courrier et des demandes d’actes

• Collecte des réclamations des usagers

Vie Citoyenne-Etat civil-Elections :

• Déclaration des reconnaissances, naissances, décès et mise à jour des actes

• Dossiers de mariage, de divorce, de Pacs, de changement de nom et de prénom

• Gestion des demandes Comedec

• Etablissement des dossiers de demande de cartes nationales d’identité, de passeports

• Attestations d’Accueil et autres autorisations

• Cimetière (achat, renouvellement, mise à jour des concessions, établissement de documents annexes)

• Etablissement et mise à jour des livrets de famille

• Recensement militaire

• Elections : inscriptions, changements d’adresses, radiations, préparation des documents de clôture, préparation des opérations électorales

• Etablissement de courriers

• Réalisation de travaux administratifs divers

• Toutes missions susceptibles d’être effectuées du fait de la réception du public

Afin d’assurer la continuité de service, l’agent pourra être amené ponctuellement à assurer les missions dévolues aux autres agents ayant des missions similaires, dans le respect du cadre d’emploi.

Environnement et contexte de travail

Equipe : 7 personnes.

Relations principales : Contact direct avec le public, les services funéraires, hospitaliers, juridiques et autres
- Transversalité entre services et élus
- Relation avec d’autres collectivités

Contraintes particulières :
- Horaires de travail en fonction des horaires d’ouverture au public
- Grande disponibilité vis-à-vis du public
- Gestion de publics difficiles
- Devoir de confidentialité
- Une erreur matérielle dans la rédaction des actes engage la responsabilité civile et professionnelle de l’agent
- Tenue vestimentaire correcte
- Pics d’activités liés aux périodes électorales, à la période de la Toussaint pour les concessions

Profil recherché :

Cadre(s) d’emploi – grade(s) recherché(s) : Adjoint Administratif, Adjoint administratif principal 2° classe

Titulaire ou à défaut, contractuel CDD 1 an avec possibilité de reconduction

Formation : Secrétariat-Accueil-Etat civil

Expérience : Expérience exigée en matière d’accueil, de demandes de cartes nationales d’identité et passeports, d’Etat-civil et de secrétariat

Connaissance indispensable de la ville

Compétences :

• Techniques d’accueil de public

• Techniques d’écoute et d’expression

• Connaissance du fonctionnement du standard

• Connaissance de la réglementation de l’état civil, en droit public et administratif

• Maîtrise des outils bureautiques

• Connaissance du fonctionnement d’une mairie

Aptitudes et savoirs être :

• Devoir de réserve et discrétion

• Amabilité – bonne présentation

• Qualité de communication orale

• Rigueur

• Travail en équipe

• Respect des procédures et consignes

• Gestion des priorités

• Disponibilité

• Gestion des situations de stress et de conflits