Assistant de la direction du patrimoine - h/f

Description entreprise :

L'ENS de Lyon est un établissement public d’enseignement supérieur qui forme par et pour la recherche des étudiants motivés, qui ont le désir d'apprendre. Elle regroupe toutes les disciplines en dehors du droit et de la médecine. Elle dispense une formation exigeante, de haut niveau et une recherche de premier plan qui participe au progrès des connaissances.

Forte de 2400 étudiants et plus de 1000 personnels enseignants, enseignants-chercheurs, techniques et administratifs, c’est une école dynamique où la qualité de vie au travail, le développement durable et l’égalité professionnelle représentent des dimensions centrales dans la vie de l’établissement.

PRESENTATION DU SERVICE :

La Direction du Patrimoine coordonne les activités de travaux, maintenance et entretien des espaces verts de l’ENS de Lyon, elle pilote les missions d’économie de flux et de collectes des données patrimoniales. Cela regroupe environ 30 agents dans le service.

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL :

Composition du service : la Direction du Patrimoine regroupe 30 agents.

Relation(s) hiérarchique(s) : Le poste est rattaché au Directeur du Patrimoine.

Relations fonctionnelles :

Internes :

L’assistant(e) est en contact avec les utilisateurs (enseignants, chercheurs, élèves et étudiants), les entreprises en lien avec l’activité et les différents services de l’ENS de Lyon. Il/elle est également en lien avec le réseau des assistant(e)s de l’ENS de Lyon.

Externes :

L’assistant(e) est en lien avec les prestataires liés à l’activité, avec les services du Rectorat, de l’Université de Lyon, de la DGFIP mais également avec toutes les administrations qui instruisent les dossiers gérés par la DirPAT (urbanisme, Ville de Lyon, Métropole…).

Moyens et ressources :

Un ordinateur portable équipé des logiciels bureautiques et des outils administratifs ENS de Lyon.

Contraintes particulières de travail :

Possibilité de réunion de travail tardives. Possibilité de télétravailler.


Description du poste :

MISSION :

Assurer des fonctions polyvalentes d’assistance administrative et logistique au sein de la Direction du Patrimoine en accompagnant les équipes, et réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures règlementaires et spécifiques de l’ENS de Lyon.

ACTIVITES :

Activités principales :

* Participer à la gestion administrative et financière de la Direction du Patrimoine en appliquant les procédures dédiées :
o Suivi des conventions liées à l’activité (convention d’utilisation, conventions avec les antennistes, convention de stages, conventions de visite des jardins…) en lien avec les autres services de l’ENS de Lyon,
o Suivi des lignes téléphoniques de la DirPAT : ouverture, fermeture, suivi des consommations et gestion des commandes,
o Rédaction de courrier, de compte rendus et mise en forme de documents divers (dont documents marchés publics),
o Gestion des fournitures administratives et des frais de missions pour l’ensemble de la Direction,
o Assurer le suivi du courrier entrant/sortant et de la gestion des parapheurs
* Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique en lien avec la Direction dédiée, la régularité administrative et financière,
* Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes à l’ENS de Lyon,
* Gérer les agendas des responsables et contrôler les échéances,
* Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion,
* Assurer le soutien logistique (accueil des nouveaux personnels, mise à disposition de matériels et de fournitures) aux personnels de la DirPAT et organiser les réunions en lien avec l’activité,
* Répondre aux demandes d’informations des autres services, prestataires et administrations en lien avec l’activité,
* Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe.

Activités associées :

* Participer à la rédaction de plan de prévention avec les équipes,
* Alimenter les pages intranet de la DirPAT (information travaux, procédures diverses…),
* Classer et archiver les documents,
* Assurer, en lien avec le service de gestion centralisée et les équipes de la DirPAT, le suivi du circuit des Fiches Techniques Modificatives sur le périmètre du contrat de partenariat.

Profil recherché :

COMPETENCES REQUISES :

Connaissances sur l’environnement professionnel :

* Modes de fonctionnement des administrations publiques,
* Techniques d'accueil téléphonique et physique,
* Techniques de communication,
* Techniques d'élaboration de documents,
* Environnement et réseaux professionnels,
* Marchés publics (selon l'évolution du poste),
* Procédures et réglementations propres à l’activité.

Savoir-faire opérationnel :

* Gérer un budget (maîtrise),
* Savoir rendre compte (maîtrise),
* Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe (maîtrise),
* Maîtriser l'organisation et le fonctionnement d'un établissement d'enseignement supérieur et de recherche,
* Communiquer et faire preuve de pédagogie,
* Travailler en équipe,
* Mettre en œuvre des procédures et des règles.

Savoir-être :

* Savoir travailler en autonomie
* Sens relationnel
* Sens de l'organisation
* Capacité d'adaptation
* Capacité de communication (public varié)
* Sens critique